Facebook Twitter Linkedin

“Help, mijn flexbureau verzuipt”

Krapte op de arbeidsmarkt, capaciteitsplanningen die niet op orde zijn, organisaties die overgaan op zelforganiseren... het zijn ontwikkelingen die grote invloed hebben op de werkzaamheden van het flexbureau. Hoe ga je hier als flexbureau mee om? Waar moet je op letten?

22 januari organiseerde PlanMen de Flexmanagement-Experience voor flexmanagers uit de VVT sector. Tijdens dit evenement werden vanuit verschillende invalshoeken de uitdagingen besproken, werden ervaringen uitgewisseld en ‘lessons learned’ gedeeld. In dit artikel staan de belangrijkste inzichten van deze dag. Inzichten die vaak bekend zijn, maar zich in de waan van alledag moeilijk laten verbeteren. PlanMen helpt.

Positionering van het flexbureau in de organisatie

Flexbureaus zijn een essentieel onderdeel van strategische personeelsplanning binnen de organisatie. Het is van belang dat integrale flexibiliteit en de positionering van het flexbureau op de agenda komt bij management en RvB. Het Flexbureau moet als volwaardige gesprekpartner worden gezien bij capaciteitsvraagstukken, budgetverdeling en HR-thema’s.

Het flexbureau in een zelfsturende organisatie

Uit de ervaringen blijkt dat zelfsturende teams vaak een nadelige invloed hebben op de planning van de roosters: er zijn onduidelijkheden over mandaat en verwachtingen rond roosters, teams hebben minder kennis en aandacht voor de tactische planningsvraagstukken en teams gaan sneller denken in mijn/jouw team ipv het organisatiebelang.

Het flexbureau is de verbindende factor tussen de teams, heeft de centrale regie over de flexibele inzet en kijkt vanuit het organisatiebelang naar flexibiliteit en duurzame inzetbaarheid van flexmedewerkers.

Het imago van de flexmedewerker

Om flexmedewerkers te behouden voor de organisatie is het van belang om veel aandacht te hebben voor het imago van de flexmedewerkers. Hoe wordt er vanuit de organisatie gekeken naar deze medewerkers en hoe kijken ze naar zichzelf? De flexpool mag immers nooit gezien worden als het afvoerputje van de organisatie. Het is een belangrijke taak van hetflexbureau om de medewerkers te ‘empoweren’ en te waken voor een respectvolle en waarderende benadering van de flexmedewerkersin de organisatie.

Aandacht voor de soft-side van het flexbureau

De ‘soft-side’ van het flexbureau is in deze tijd van krapte van essentieel belang: vaak contact hebben met de flexmedewerkers, hen betrekken bij de organisatie, luisteren naar hun ervaringen en hen steunen in moeilijke situaties. Ook het creatief inspelen op hun roosterwensen is essentieel om deze mensen te behouden voor het flexbureau.
“De voordeur staat wagenwijd open, maar de achterdeur moet dicht!”.

Flexbureau als instroomportaal en kweekvijver voor de gehele organisatie

Het  flexbureau vormt steeds vaker het instroomportaal voor de gehele organisatie. Het flexbureau heeft immers vanuit een centrale positie goed zicht op de behoefte aan personele capaciteit op de korte en lange termijn op alle afdelingen. Daarnaast kan het flexbureau doorgroeien tot kweekvijver van de organisatie om flexmedewerkers intern op te leiden en hen carrière mogelijkheden te bieden. Op deze manier kunnen flexmedewerkers meer betrokken worden bij de organisatie.

Ondersteunende software

Om de werkzaamheden op het flexbureau goed en efficiënt te kunnen uitvoeren is een optimale ondersteuning van software essentieel. Het blijkt echter dat veel planningssoftware niet goed aansluit op de werkprocessen of dat niet alle mogelijkheden van de bestaande software worden benut. Hierdoor gaat kostbare tijd verloren en is de foutgevoeligheid extra groot.

Dit is slechts een greep uit de vele thema’s die deze dag besproken zijn. Wil je meer horen over deze thema’s of wil je een volgende keer zelf deelnemen aan de Flexmangement Experience?

Laat het aan ons weten door een mail te sturen aan info@planmen.com of meld je aan voor onze nieuwsbrief.