Zonnehuisgroep-Amstelland-stoomt-zich-klaar-voor-de-zorgplanning-van-de-toekomst

Foto: Zonnehuisgroep Amstelland

Tot voor kort liep zorgorganisatie Zonnehuisgroep Amstelland achter de feiten aan als het ging om plannen en roosteren. Met zelfsturende teams hadden collega’s gebrekkig inzicht in elkaars werk. Het kostte zorgorganisatie Zonnehuisgroep Amstelland steeds meer inspanning om de roosters rond te krijgen. Voor veel collega’s was er geen gezonde balans en tussen locaties en teams was er weinig inzicht in elkaars werk, rooster en planning. Dit was geenszins door onwil maar door de decentrale aanpak en een gebrek aan centrale ondersteuning, deelt Jorien de Rooij, senior professional bij PlanMen. Zij ging samen met bestuurder Thijs Houtappels; directeur Wonen Zorg en Welzijn, Karen Griep; en directeur Bedrijfsvoering, Matthijs van den Heuvel de uitdaging aan om WFM opnieuw vorm te geven en toekomstbestendig te maken.

Over Zonnehuisgroep Amstelland

Al 100 jaar ondersteunt Zonnehuisgroep Amstelland ouderen. Zonnehuisgroep Amstelland specialiseert zich in dementie en geriatrische revalidatie en heeft daar ook een Topcare-predicaat voor ontvangen. De kwaliteit van leven van elke cliënt en bewoner staat centraal in alles wat de organisatie doet op haar tien woonlocaties, in de wijkverpleging, eerstelijns verblijf, revalidatie, dagbesteding en palliatieve zorg.

Dweilen met de kraan open

Met de komst van de volgende coronagolf rondom november 2020 werd het duidelijk dat de oorspronkelijk zelfsturende organisatie en daarmee decentrale planning niet houdbaar waren. “Doordat afdelingen niet met elkaar communiceerden, geen inzicht hadden in elkaars roosters en planningen op geheel eigen wijzen invulden met wisselend gebruik van het centrale systeem, kwam de kwaliteit van zorg in het geding en kostte dit bovendien geld. Zo kon het voorkomen dat uitzendkrachten werden afgebeld omdat de formatie weer op orde was, terwijl een andere vestiging die uitzendkrachten juist gigantisch goed had kunnen gebruiken”, deelt Jorien. Deze uitzendkrachten zijn ontzettend duur maar door het ontbreken van een eigen flexpool werden ze in grote getalen ingezet. 

Het was slechts één van de tekenen aan de wand om een nieuwe planstructuur op te zetten. De hectiek van de coronapandemie, het personeelstekort en het toenemend aantal cliënten met steeds complexere zorgvragen maakten dat deze werkwijze niet houdbaar was voor de toekomst. “Na een uitgebreide analyse besloten we met meerdere deelprojecten toe te werken naar rust, voorspelbaarheid en continuïteit voor de cliënt/bewoner. Dat staat bij Zonnehuisgroep Amstelland centraal.” 

Deelprojecten

Het eerste deelproject richt zich op het opstellen van een uniform planproces en roosterbeleid. Een volgend deelproject omvat het opzetten van een professionele plan- en flexorganisatie. Het inrichten van de planningssoftware, passend bij het nieuwe planproces, is een derde deelproject en het werven van eigen flexmedewerkers die het aantal externe uitzendkrachten grotendeels zouden moeten gaan vervangen een vierde. Het laatste deelproject richt zich op capaciteitsmanagement, stuurinformatie en rapportages. Communicatie en verandermanagement hebben daarin doorlopend aandacht en prioriteit. Samen met alle betrokken partijen en personen wordt er hard gewerkt aan deze deelprojecten. Daarnaast worden alle teams door middel van workshops geholpen om opnieuw naar hun planning te kijken en samen te komen tot passende roosters. 

Omgaan met flexmedewerkers

Een belangrijk onderdeel in de nieuwe planstructuur is hoe er omgegaan wordt met flexmedewerkers. “Kwaliteit van de zorg die we leveren is het belangrijkste. Je wilt dus niet dat bewoners constant met nieuwe flexmedewerkers te maken krijgen die ze niet kennen. Jij zou ook niet iedere keer gewassen en verzorgd willen worden door iemand die je niet kent. Je legt daarom voor iedere flexmedewerker voorkeursteams vast om continuïteit voor de bewoners te garanderen. Door flexmedewerkers vroegtijdig in te zetten op planbare verstoringen bij het maken van de roosters kunnen we zorgen voor zo veel mogelijk dezelfde gezichten bij de bewoners en cliënten.” 

Toekomstgericht met taakdifferentiatie

Maar het hebben van een flexibele schil, waarbij zowel in- als externe medewerkers flexibel ingezet kunnen worden op meerdere teams, is niet voldoende om in te spelen op het personeelstekort nu, maar vooral in de toekomst. “Daarom hebben we bij de Zonnehuisgroep Amstelland inzetprofielen opgesteld in het deelproject personeel-flex. Hierbij is er uitgezocht wat er volgens wet- en regelgeving door gediplomeerd zorgpersoneel gedaan moet worden en wat Zonnehuisgroep Amstelland zelf aan scholing en training mag aanbieden, zodat zij-instromers en medewerkers met een andere achtergrond ingezet kunnen worden in de zorg. Denk bijvoorbeeld aan sociale werkers (SPH en SPW), medewerkers maatschappelijke zorg (MMZ), studenten van de zorgopleidingen zoals Verzorging en Verpleegkunde, en studenten Fysiotherapie en Geneeskunde. Die hebben allemaal kennis van de zorg en het menselijk lichaam, maar kunnen niet zomaar ingezet worden in bijvoorbeeld de ouderenzorg. 

Door die professionals te trainen in de onderdelen die ze nu nog niet doen, kun je ook mensen met deze achtergronden breder inzetten in de zorg. Bovendien bied je die groepen doorgroeimogelijkheden en meer perspectieven. Een win-win dus. Gelukkig is deze organisatie niet bang om hier het voortouw in te nemen!”, vertelt Jorien. Karen Griep, Directeur Wonen Zorg Welzijn bij Zonnehuisgroep Amstelland, besluit: ‘’Met deze ontwikkelingen bieden we de juiste zorg, aan de juiste bewoner, door de juiste hulpverlener, op het juiste moment en de juiste plek.’’  

Meer weten?

Jorien de Rooij
Naar contactformulier