Juist in deze hectische coronatijden loont het volgens de ervaren planner Ramona Christiaans van GGD West-Brabant om over te stappen naar een eenvoudig en snel systeem voor personeelsplanning en urenregistratie. “Door de snelle groei van het aantal corona-testlocaties, het bron & contactonderzoek en het extra personeel, voldeed ons werkrooster in Excel niet meer en gebruiken we nu de planningssoftware van Shiftbase. PlanMen hielp ons bij de implementatie van de planningssoftware binnen GGD West-Brabant en het overzetten van de planning.” 

Alle GGD’s in Nederland werken met man en macht om zoveel mogelijk veilige en soepel functionerende corona-testlocaties op te zetten en te laten draaien. Maar wat doet de GGD naast deze coronataken nog meer? Dagelijks zetten in Nederland rond de 12.000 GGD-medewerkers – zoals artsen, verpleegkundigen, onderzoekers, preventiemedewerkers en beleidsmedewerkers – zich in voor de preventie en bestrijding van infectieziekten. Denk aan de algemene infectieziektebestrijding, tuberculosebestrijding, seksuele gezondheid en reizigersvaccinaties. Andere belangrijke taken van de GGD zijn de jeugdgezondheidszorg tot 18 jaar – inclusief de uitvoering van het rijksvaccinatieprogramma, de openbare geestelijke gezondheidszorg (OGGZ) en het uitvoeren van preventieprogramma’s.

Corona crisistaak GGD

De eerste coronamelding bij GGD West-Brabant was eind februari 2020. “Vanaf dat moment stonden wij met een crisisteam paraat om op te schalen wanneer nodig”, zegt Ina Klingenberg – GGD Procesleider Corona in de regio West-Brabant. “Dit betekende dat GGD-medewerkers per direct van hun reguliere taken konden overschakelen naar coronataken. En dat was hard nodig de eerste maanden.”

Testen, testen, testen

Het merendeel van de GGD’ers werkt sinds juni weer op hun reguliere taken. Extra werknemers en uitzendkrachten zijn aangetrokken voor de diverse coronawerkzaamheden. Klingenberg: “Half oktober namen we in West-Brabant per dag ongeveer 2.000 testen af, begin november stond de teller op ongeveer 2.500. Rond de jaarwisseling moet dit aantal ruim boven de 4.000 per dag uitkomen, de testen die we bij mensen thuis afnemen nog niet eens meegerekend.”

“Op onze vier teststraten hebben we elke dag alleen al ruim 40 medewerkers nodig: coördinatoren, afnemers met het beruchte lange wattenstaafje, een omloper en de ‘voor’ en ‘na’ ondersteuners die vooraf alle gegevens in de landelijke database checken en na de afname de afnamebuisjes hierin verwerken. Het is intensief werk.”

Bron- en contactonderzoek

Voor het bron- en contactonderzoek (bco) worden per dag in West-Brabant ongeveer 35 medewerkers ingezet, aangevuld met medewerkers uit de landelijke pool van bco-bellers. Het aantal bco-bellers in West-Brabant verdubbelt zich de komende weken. Samen met de corona callcenter medewerkers, de teststraten en de administratieve ondersteuning werken er nu tussen de 300 en 400 medewerkers bij de GGD in West-Brabant aan de bestrijding van het Covid-19 virus. “Logischerwijs ontstond de behoefte aan een beter plansysteem”, zegt Klingenberg. 

V.l.n.r. GGD West-Brabant-medewerkers Ina Klingenberg, Procesleider Corona, Personeelsplanners Corona Monique Luijten en Ramona Christiaans

Planningssoftware binnen GGD. Plannen in Excel is voorbij

“Tot voor kort maakten we voor de planning van coronamedewerkers in onze regio gebruik van een goed opgebouwd Excel-bestand”, vult Ramona Christiaans van het Corona Planbureau van de GGD West-Brabant aan. “In de beginfase met één teststraat konden we daar goed mee uit de voeten. De sterke toename van de werkzaamheden zoals de teststraten, bco’s en andere coronataken van de GGD en daarmee de toename van het aantal medewerkers, maakte het plannen in Excel te bewerkelijk en gevoelig voor fouten. De puzzel werd te complex. We wilden af van het opvragen en verwerken van beschikbaarheid per e-mail en het handmatig wijzigen in verschillende tabs in Excel. Ook het e-mailen van printscreens van werkplanningen via e-mail naar alle medewerkers, is nu gelukkig verleden tijd.”

Na research naar planningssoftware binnen GGD’s in Nederland en met behulp van PlanMen vonden zij een geschikt systeem voor urenregistratie en verlof: Shiftbase. Binnen een maand na het besluit was de software volledig geïnstalleerd en in gebruik genomen. “Ondanks de nodige tijdsinvestering betaalt het profijt zich nu al uit, zelfs in deze hectische en dynamische coronatijd.”

Snel en simpel werken

“Shiftbase is heel gebruiksvriendelijk, overzichtelijk en snel. Het geeft ons een goed werkrooster van alle werknemers op de verschillende testlocaties en bij de verschillende diensten. Ook toont het systeem overzichtelijk de gewerkte uren, tarieven en verlof- en verzuimdagen van medewerkers. Onervaren planners kunnen met een minimale instructie bijvoorbeeld gegevens van nieuwe medewerkers en uitzendkrachten toevoegen en gegevens aanpassen. Nieuwe testlocaties en diensten zijn met een druk op de +knop bij te voegen. Jong en oud kunnen er gemakkelijk mee overweg”, is de ervaring van Christiaans en Klingenberg.

Up-to-date werkroosters, uren en verlof

Medewerkers ontvangen via e-mail inloggegevens en instructies. Na installatie van de Shiftbase app op hun telefoon geven zij hun beschikbaarheid aan en zien zij op elk gewenst moment het werkrooster voor de komende twee weken. Dit kan ook via de browser op hun computer. Christiaans: “De planners en medewerkers zijn heel enthousiast en vinden het een makkelijk systeem. Staat een medewerker tegelijk op twee locaties ingedeeld of te veel dagen achter elkaar ingeroosterd? Dan geeft Shiftbase een melding aan de planner. Medewerkers kunnen onderling digitaal met elkaar ruilen, waarop wij nog wel een definitief akkoord geven.”

Coördinatoren vullen bijvoorbeeld snel en eenvoudig de werkelijk gewerkte uren in van uitzendkrachten bij de testlocaties en het bco. “Geen papieren urenbriefjes voor uitzendkrachten meer. Deze accurate digitale urenregistratie dient als basis voor de facturatie aan de uitzendbureaus. En ook heel belangrijk: de enorme tijdbesparing ten opzichte van Excel, de makkelijk te maken rapportages en de koppeling met financiën en HR”, zegt Christiaans enthousiast.

Na zes weken op orde

GGD West-Brabant verwacht half november, zes weken na de start, de personeelsplanning in Shiftbase 100% op orde te hebben. Christiaans: “Dat is heel snel voor een nieuw systeem in een tijd van opschalen. Het voldoet aan alle verwachtingen, we zijn geen hobbels tegengekomen, dat vind ik uniek voor een nieuw systeem. PlanMen heeft GGD West Brabant begeleidt bij de implementatie van Shiftbase en het omzetten van de planning.

Shiftbase planningssoftware binnen GGD

Naast GGD West-Brabant gebruiken nog eens vijf GGD’s daarvoor de personeelsplanningssoftware van Shiftbase. Ook individuele teststraten die niet onder de GGD vallen gebruiken Shiftbase voor hun werkroosters.

Tekst: Noor Backers

Ina Klingenberg

Ina Klingenberg

Programmamanager Preventie van Infectieziekten

Meer weten?

Raymond de Wit
Naar contactformulier