Babycare regelt kraamzorg op maat in een groot deel van Nederland. De omslag van ZZP naar loondienst, krapte op de arbeidsmarkt en veranderende wensen van cliënten en medewerkers waren aanleiding om PlanMen in te schakelen en serieus werk te maken van workforce management.

Planning in de kraamzorg is complex. Een bevalling laat zich niet plannen en kraamzorgpersoneel moet per direct klaarstaan. Het is één van de weinige branches waarin medewerkers werkweken maken van 8 tot 10 dagen aan één stuk, inclusief avonden, weekenden en feestdagen. Tel daar knelpunten in reistijd en beschikbaarheid van personeel bij op en het wordt een ingewikkelde logistieke puzzel om op het juiste moment de juiste zorg te kunnen bieden.

De planning bij Babycare was behoorlijk ad hoc. Zorgcoördinatoren deden alles, van de planning tot aan het declareren. Het werd steeds lastiger om de planning rond te krijgen en het kostte steeds meer tijd. Daarbij kwamen toenemende eisen en wensen van cliënten én het personeel.
Uit een OR-enquête bleek dat een meerderheid van het personeel graag op rooster wilde werken. Babycare heeft kwaliteit hoog in het vaandel staan. De organisatie luistert goed naar haar cliënten en medewerkers. Ook de samenwerking met verloskundigen is van cruciaal belang. De wensen van het personeel waren dus het vertrekpunt. Met hulp van PlanMen werkte Babycare in één jaar stapsgewijs en zorgvuldig naar meer professioneel workforce management toe.

Dat leverde zowel voor Babycare als organisatie, haar personeel én haar cliënten een positieve verandering op. Vooraf weten wanneer je vrij bent en wanneer je moet werken geeft rust en zorgt voor een betere werk/privé balans. Dat is fijn voor het personeel. Voor cliënten bracht het ook voordeel. Zo kan de kraamzorg gegarandeerd worden gedurende de hele periode en kunnen wensen en verzoeken van het gezin langer van te voren met hen worden besproken en vastgelegd, door tijdig een intakegesprek bij cliënten thuis te voeren.
Voor Babycare als organisatie zat de winst onder meer in tevreden medewerkers, beter maatwerk, rust op de werkvloer, betere onderlinge samenwerking, beter te voorspellen kosten, minder ATW- en CAO-overtredingen en een besparing aan reiskosten van 6%.

Meerdere kraamverzorgers over de vloer bij het gezin bleek trouwens, hoewel dat wel werd gevreesd, helemaal geen probleem te zijn. Het werd juist als positief ervaren: van 2 kraamverzorgers kun je als kersverse moeder meer leren dan van 1. En na de eerste paar zware dagen wordt de kraamverzorgende afgelost door een frisse, uitgeslapen nieuwe collega.

Met PlanMen koos Babycare voor een gestructureerde aanpak van het workforce management. Voorop stond, dat Babycare haar identiteit als kleinschalige organisatie met een persoonlijke benadering en veel aandacht voor de wensen van medewerkers en cliënten, zou behouden. En dat is gelukt.

Gerrie Morren, Manager Kraamzorg: “PlanMen begreep heel goed wat onze wensen waren. Dat ze de opdracht met 2 consultants uitvoerden, vond ik heel prettig: Margriet Kolkman bewaakte zakelijk gezien het proces en Ralph Beele had als WFM-specialist juist verstand van het werken met basisroosters, het ontwikkelen van een roosterbeleid en het optimaliseren van onze processen”.

Ralph Beele, WFM-consultant bij PlanMen: “Babycare is een erg prettige opdrachtgever. Gerrie nam haar rol als intern projectleider serieus en we bleven goed met elkaar in gesprek. We keken in elke fase wat nodig was om waarde toe te voegen en zetten kleine stapjes. Na een jaar kon het nieuwe rooster worde geïmplementeerd. Intern kregen mensen andere rollen. Plannen is echt een vak, en door langer vooruit te kijken hebben we rust gebracht in het proces”. Gerrie: “Op advies van PlanMen hebben we de planning en de ad hoc bijsturing uit elkaar getrokken. De zorgcoördinatoren doen nog steeds de ad hoc zaken, tot maximaal 4 dagen vooruit. Voor de langere termijn hebben we planners, die op basis van historische data en voorspellingen en trends inschattingen maken van de verwachte hoeveelheid werk en het benodigde personeel. Heel belangrijk vind ik dat we meer leerlingen aantrekken. In deze tijden van krapte is het mooi om te zien dat Babycare als aantrekkelijke werkgever wordt gezien en dat werken op rooster echt een meerwaarde heeft voor nieuw personeel. Ook onze cijfers ‘herstel na verzuim’ zijn een stuk beter, doordat mensen makkelijker kunnen terugkeren in het arbeidspatroon na uitval.”

Gerrie Morren

Gerrie Morren

Manager Kraamzorg

Meer weten?

Margriet Kolkman
Naar contactformulier