Facebook Twitter Linkedin

Ommelander Ziekenhuis Groep

Servicegericht roosteren: personeelsplanning vanuit de zorgvraag

Wie kent Bob Ross nog? Hij inspireerde velen door te zeggen dat ‘iedereen kan schilderen’. Daarvoor moest je wel netjes binnen de lijntjes blijven.
Toch was het resultaat voor sommigen moeilijk te onderscheiden van een authentiek kunstwerk.

In veel zorginstellingen is de personeelsplanning soms ook letterlijk tot kunst verheven. Er wordt maandelijks een schilderij van typex gemaakt. Netjes binnen de lijnen van de roosterhokjes. Een door de roostermaker met bloed, zweet en tranen ingeplande dienst wordt op het uitgeprinte rooster wit gemaakt en bij een ander ingezet. Helaas vaak niet meer netjes binnen de lijnen van de ATW en CAO, instellingsbeleid en budget.

Net als binnen veel zorginstellingen kampt de Ommelander Ziekenhuis Groep (met locaties in Delfzijl en Winschoten) ook met een niet optimaal functionerende personeelsplanning. Dit blijft dan niet beperkt tot het rooster zelf, maar uit zich ook in beperkte flexibiliteit en het opbouwen van verlofstuwmeren. Herkenbare problematiek voor veel managers in de zorg. Na een analyse en advies traject over het functioneren van de personeelsplanning samen met PlanMen Zorg heeft de OZG besloten om de personeelsplanning naar een hoger plan te tillen: servicegericht roosteren.

Het project ‘servicegericht roosteren’ is o.a. gericht op het scherp stellen van het roosterbeleid en het uniform uitvoeren ervan. Kenmerkend daarvoor is dat de spelregels voor zowel de medewerker als de organisatie helder zijn, wat tot meer rechtvaardigheid leidt. Zo wordt bijvoorbeeld de subjectiviteit bij het honoreren van wensen sterk gereduceerd. Dit wordt gefaciliteerd door het roosterproces te centraliseren en onder te brengen in de afdeling Centrale Planning en Patiëntenlogistiek. Kwalitatief betere roosters zijn het gevolg. De roosters zijn in lijn met het beleid en de budgetten.

Een belangrijke toevoeging die de OZG gaat doen om in lijn te zijn met beleid en financiering is het invoeren van een capaciteitsplanning. Deze planning slaat de brug tussen de strategie en operatie door op middellange termijn een voorspelling te doen van de zorgvraag. Hiervoor zijn het productieplan en de OK-planning leidend hoe het roosterproces wordt gevoed met vraaggestuurde bezettingeisen.

Naast de centralisatieslag gaat de OZG papierloos roosteren. Dit houdt in dat alle communicatie over het dienstrooster digitaal gaat via het roostersysteem Harmony. Aanvragen van wensen, ruilen van uren/dagen, publiceren van roosters en de realisatie van werktijden. Hiermee komt een einde aan het vertrouwde schilderij van typex en wordt er binnen de OZG service gericht geroosterd.

Tot slot een aantal verwachte resultaten:

De tijdsbesteding aan het roosterproces reduceert met minimaal 50%;
Door betere afstemming zorgvraag en –aanbod 5%besparingspotentieel op totale zorgformatie;
Meer rechtvaardigheid omtrent de dienstroosters voor medewerkers;
Meer geautomatiseerde participatie van medewerkers bij het roosterproces;
Meer rust in de dagsturing voor leidinggevenden omdat rooster thema’s geborgd zijn;
Personeelsinzet conform financiering en beleid.
Monique van der Ark (Concernmanager HRM OZG)
 

Terug naar het overzicht
Mark
Mark

Vragen? Ik help je graag verder!