Jaarlijks organiseert PlanMen de WFM Awards om het harde werk van specialisten in het vakgebied van personeelsplanning en workforce management (WFM) te belonen. Voor de Noordwest Ziekenhuisgroep was de nominatie voor een award niet nieuw. In 2020 greep de organisatie nipt naast de overwinning voor de opzet van hun coronaplanbureau. Tijdens de WFM Awards 2021 trok de Noordwest Ziekenhuisgroep wél aan het langste eind en won zij de vakjury award in de categorie Organisatie Non-profit. Ditmaal niet voor het coronaplanbureau, maar voor de volledige reorganisatie van WFM tot integraal capaciteitsmanagement. In gesprek met Noordwest-medewerkers Wesley Baanstra (capaciteitsmanager) en Sylvia Bommer-Zanders (WFM specialist), leren we over de sleutel tot hun WFM-succes.

Over de Noordwest Ziekenhuisgroep

Noordwest Ziekenhuisgroep is een topklinische ziekenhuisorganisatie met meerdere locaties. De twee hoofdlocaties zijn in Alkmaar en Den Helder, maar ze kent ook vestigingen in Bergemeer (Alkmaar) Heerhugowaard, Limmen, Schagen en Texel. Zowel kwantitatief als kwalitatief loopt de ziekenhuisgroep voor meerdere behandelingen voorop in Nederland. De ziekenhuisgroep is ook een prominente speler in het introduceren van nieuwe onderzoeksmethodes, technieken en behandelmethoden. Met 800 bedden, ruim 5000 medewerkers en zo’n 340 medisch specialisten is Noordwest Ziekenhuisgroep een van de grootste ziekenhuisorganisaties van Nederland.

Een nieuwe visie op integraal capaciteitsmanagement

Dat Noordwest Ziekenhuisgroep in 2021 een WFM Award in de wacht sleepte is geenszins een gelukstreffer te noemen. Het was de beloning voor het implementeren van een visie die in 2015 voorzichtig bedacht werd. “In die beginjaren hebben we hard gewerkt aan de bouwstenen die gelegd moesten worden voor een integrale aanpak voor capaciteitsmanagement”, vertelt Wesley. Die aanpak, betiteld als Capaciteitsmanagement 2.0, werd verder kracht bijgezet door een samenloop van ontwikkelingen, waardoor Noordwest besloot capaciteitsmanagement opnieuw vorm te geven. “In 2018 kwamen er meerdere uitdagingen samen, waaronder vernieuwbouw van meerdere vestigingen, een veranderende casemix aan patiënten en een toename van de zorgzwaarte van de patiënt en daarbij behorende werkdruk voor het personeel. We moesten nadenken over hoe we die ontwikkelingen samen konden managen en niet los van elkaar.”

Het bleek de voorbode voor de ontwikkeling van een integrale capaciteitsmanagementorganisatie. “Ik ging met managers en specialisten om de tafel om te bepalen hoe we capaciteitsmanagement moesten positioneren en vormgeven binnen Noordwest, maar vooral hoe we dit samen konden doen. Het resultaat was een advies aan de Raad van Bestuur (RvB) waarin we de uitdagingen voor de komende jaren schetsten en aangaven hoe we met integraal capaciteitsmanagement succesvol deze uitdagingen aan konden gaan. Nadat we in de daaropvolgende zes maanden de meerwaarde van onze visie konden aantonen, reageerde de RvB enthousiast en werd duidelijk: we gingen ervoor.”

Sturende integrale aanpak

“We kozen voor een sturende integrale aanpak. We werken binnen Noordwest met organisatorische eenheden. Die eenheden hebben hun capaciteit los van elkaar goed geregeld, maar de patiëntreis gaat over meer dan één eenheid. Daar moesten we op sturen.” Voor de organisatie betekende dit het creëren van centrale regie op patiëntinstroom én personele inzet en een duidelijke afstemming tussen de twee. Dit betekende voor Noordwest een interventie op het proces, de stakeholders met het bijbehorende mandaat én de organisatiestructuur.

Organisatiestructuur

Om die centrale regie te hebben was er een belangrijke aanpassing in de organisatiestructuur nodig. “Je moet capaciteitsmanagement met zo’n visie positioneren als onafhankelijke afdeling, op een plek die zichtbaar is en waar ze mandaat heeft. Je mist die onafhankelijkheid namelijk als capaciteitsmanagement gestald wordt onder of bij een primaire zorgafdeling.” Dit betekende voor het ziekenhuis een belangrijke reorganisatie: niet langer capaciteitsmanagement per eenheid, maar integraal capaciteitsmanagement als een centrale afdeling overstijgende entiteit binnen het ziekenhuis.  

Noordwest heeft capaciteitsmanagement inmiddels als eigen afdeling centraal in de organisatie ingebed. Waar de afdeling begon als ‘stafafdeling’ met 4 medewerkers, is de stafafdeling verder uitgebreid. Personele- en opnameplanners zijn overgeheveld naar de afdeling Capaciteit die nu bestaat uit 65 collega’s. Wesley valt direct onder de RvB en hij stuurt de afdeling aan. Onder de afdeling Capaciteit vallen in de nieuwe structuur ook de OK-planners en de personele planners die eerst decentraal in de organisatie werkten en allen hun eigen manier van werken hadden ontwikkeld. Met het samenbrengen van deze planners, die aangestuurd worden door twee teamleiders, is er uniformiteit in de manier van werken en is er bovendien inzicht in de patiëntenstroom en de inzet van personeel door de gehele organisatie heen, en niet slechts per eenheid.

“De planners worden aangestuurd vanuit de afdeling Capaciteit, echter zijn ze fysiek werkzaam op de afdelingen zelf, om laagdrempelig de verbinding te houden met de afdeling waar ze de planning voor verzorgen. Maar iedere dag hebben de planners een dagstart met elkaar en kunnen zij elkaar opzoeken in speciale ruimtes voor overleg. Bovendien wordt er met teambuildingsessies hard gewerkt aan het verbonden houden van de planners onderling en met de afdeling Capaciteit.

Centrale visie op integraal capaciteitsmanagement binnen volledige ziekenhuisgroep

De integrale aanpak van capaciteitsmanagement beperkt zich niet tot één locatie. “Dit beleid is voor alle locaties van Noordwest. Ook heeft Noordwest een Hospital Control Center (HCC) waarin alle patiëntstromen van alle locaties zichtbaar zijn. Het HCC is een middel om nog beter integraal te kunnen sturen en geen doel op zich. Ook wordt het HCC ingezet als een ‘zichtbare tool’ om aan interne collega’s en externe partners te laten zien hoe binnen Noordwest op capaciteit gestuurd wordt.”

Reorganisatie WFM

De nieuwe aanpak van capaciteitsmanagement betekende ook een reorganisatie van WFM, iets wat WFM-specialist Sylvia van dichtbij zag gebeuren. “Begin 2020 werd stapsgewijs de OK-planstructuur onder afdeling Capaciteitsmanagement (ACM) gebracht. In april 2021 werd daar de personeelsplanstructuur aan toegevoegd. Zo werd de visie niet alleen strategisch bepaald, maar zagen we echt hoe de reorganisatie ook tactisch en operationeel gestalte kreeg.”

“Maar ondanks dat we pleitten voor deze stapsgewijze aanpak, heeft de coronacrisis zaken ook in een stroomversnelling gebracht. We hadden simpelweg de tijd niet alles stap voor stap te doen, we moesten sneller handelen. Dit heeft ook geleid tot de opzet van het coronaplanbureau waarmee we genomineerd waren voor een WFM Award in 2020.”

Inmiddels is de reorganisatie in de basis voor elkaar en zijn er diverse successen te vieren. “We zijn er nog niet, maar zien nu al hoe de organisatie ACM weet te vinden en betrekken, en hebben inzicht gekregen in de WFM-processen van de organisatie. Ook hebben we een steeds meer datagedreven aanpak en sturende rol met de lijnorganisatie. We zien daarnaast echt het effect van over de afdelingen heen werken. De kwaliteit van de roosters is opgekrikt en roosters zijn veel efficiënter. Het belangrijkste goed is misschien wel dat plannen nu echt als een specialisme wordt gezien en niet als neventaak”, deelt Sylvia.

De WFM Award 2021

Al die inspanningen hebben ertoe geleid dat de Noordwest Ziekenhuisgroep tijdens de WFM Awards 2021 aan de haal ging met de vakjury award ’Organisatie Non-profit’. Zij zijn beloond voor de durf om capaciteitsmanagement volledig opnieuw in te richten op een manier die het ziekenhuis klaarmaakt voor de complexe uitdagingen van de toekomst.

“De award is echt een erkenning voor de vele moeilijke keuzes die we onderweg hebben gemaakt. Zo’n proces gaat namelijk gepaard met veel obstakels en weerstand, maar alle ontwikkelingen en effecten die we nu in huis zien maken echt dat dit een erkenning is voor het inslaan van de juiste weg”, deelt Wesley trots. En die vreugde is merkbaar door de hele organisatie. “De hele organisatie steunde ons. Al tien minuten na de overwinning werden we gebeld door onze RvB met de boodschap dat zij ongelofelijk trots waren. Zo zie je echt terug dat we het samen doen.”

Wesley Baanstra en Sylvia Bommer-Zanders

En dat belang van samen is echt essentieel voor integraal capaciteitsmanagement in ziekenhuizen. “Het gaat erom dat je iedere medewerker van het juiste rooster kunt voorzien en dat patiënten tijdig en juist worden geïnformeerd. Dit lukt alleen als je verder kijkt dan je eigen eenheid. We zijn daarin op de goede weg, maar willen hier de komende jaren nog veel aan bouwen. De award is een geweldige indicatie dat anderen ook zien dat we de juiste richting ingeslagen zijn”, vertelt Sylvia.

Samenwerking met PlanMen

Het Noordwest ziekenhuis is door een onafhankelijke vakjury als winnaar verkozen. Dat PlanMen en Noordwest echter al bekenden van elkaar waren, is niet vreemd gezien het marktaandeel van PlanMen in de zorg.

Tijdens het hele reorganisatieproces van WFM heeft de Noordwest samengewerkt met PlanMen. “Al sinds 2014 werken we met PlanMen omdat hun deskundigheid ons echt helpt deuren te openen die al lang dichtzitten. Zij weten dat zo’n grote reorganisatie een geleidelijk proces is en hebben bij iedere stap zaadjes gepland over onze volgende stappen en waar de obstakels liggen. Om onze integrale visie uit te dragen hebben ze ook geholpen om op verschillende eenheden in de organisatie workshops te geven over roosterplanningen om draagvlak te creëren voor onze nieuwe richting. PlanMen heeft geholpen afdelingen voor te bereiden op de toekomst”, deelt Sylvia.

Ondanks dat Noordwest pas aan het begin van haar nieuwe capaciteitsmanagementtoekomst staat, looft PlanMen het harde werk dat er gestoken is in het volledig omzetten van capaciteitsmanagement binnen de organisatie en het lef dat ervoor nodig is geweest om dit te bewerkstellingen. Namens iedereen van PlanMen: nogmaals gefeliciteerd! Jullie klantverhaal is er één om heel trots op te zijn en wij zijn blij dat wij hebben kunnen bijdragen aan de opzet van integraal capaciteitsmanagement binnen Noordwest.

Wesley Baanstra

Wesley Baanstra

Capaciteitsmanager

Download [Whitepaper] arbeidsmarktproblematiek in de zorg

    Voornaam *

    Achternaam *

    Branche *

    Organisatie *

    Telefoonnummer *

    E-mail * (zakelijk adres)


    Meer weten?

    Jorien van den Heuvel
    Naar contactformulier