Roosteren binnen zelfsturende teams

Zeggenschap in roosters is voor veel medewerkers belangrijk. Welke mogelijkheden zijn er om medewerkers meer zeggenschap te geven en hen te betrekken bij het rooster? Leer hier alles over vormen van zelfroosteren en zeggenschap!

Meer invloed op het rooster

De behoefte aan invloed op de eigen werktijden zien we steeds vaker. Niet alleen in de zorg of bij de overheid, ook in commerciële omgevingen zoals klant contactcenters willen organisaties de medewerker meer invloed geven op hun diensten. En niet voor niks: hoewel er nog geen hard wetenschappelijk bewijs is, draagt het hebben van invloed bij aan de gezondheid, duurzame inzetbaarheid en hogere medewerkerstevredenheid.

Diverse vormen van zeggenschap

Medewerkers zeggenschap geven over hun werktijden betekent niet automatisch dat medewerkers moeten gaan zelfroosteren. Zeggenschap kan op vele manieren vorm krijgen. Hierbij kun je denken aan zeggenschap in…

  • het roosterproces
  • de keuze van roostermethodiek
  • het opstellen van roosterspelregels (roosterbeleid)
  • de opvang van onplanbare personele uitval (bv ziekteopvang)
  • de basisdienstenset
  • het maken van het rooster

Wanneer je medewerkers betrekt bij het vormgeven van bovenstaande roosteraspecten, geeft dit medewerkers een positief gevoel over hun rooster en brengt dit rust en transparantie. Daartoe is het dus niet noodzakelijk om daadwerkelijk over te gaan op ‘zelf maken van het rooster’.

Inspelen op behoeftes van medewerkers

Wensen van medewerkers zijn individueel bepaalt en verschillen per leeftijd en levensfase. Het is daarom belangrijk om met medewerkers in gesprek te gaan over hun wensen en af te stemmen op hun specifieke behoeftes in zeggenschap en invloed.

Zeggenschap bij het maken van het rooster

Wanneer een organisatie ervoor kiest om medewerkers zeggenschap te geven bij het ontwikkelen van het rooster zijn er opnieuw diverse vormen en mogelijkheden. De vormen variëren in mate van zeggenschap en individualiteit.

Vormen van zelfroosteren

1.Voorkeurrooster of wensenrooster

Een voorkeurrooster wordt ook wel een wensenrooster genoemd. Medewerkers geven wensen aan voor het rooster en de planner houdt hier zoveel mogelijk rekening mee. De wensen kunnen betrekking hebben op vrije tijd of juist op bepaalde diensten. Hier een aantal voorbeelden:

  • Een losse vrije dag of dagdeel (zogenaamde ‘zachte’ wensen)
  • Een vaste, terugkerende vrije dag of dagdeel (zogenaamde ‘harde’  wensen)
  • Wens om altijd op donderdag een dagdienst te draaien of op dinsdag een late-dienst.
  • Wens om geen late of vroege diensten te draaien ivm privé-omstandigheden.

De planner inventariseert alle wensen, stemt deze onderling af en gaat dan puzzelen om alle wensen in het rooster te verwerken. Vaak gebeurt dit in de vorm van individueel repeterende roosters.

2.Intekenrooster of shiftpicking

Een intekenrooster wordt ook wel shiftpicking genoemd. Medewerkers ontvangen van de werkgever een leeg rooster en vullen hun eigen diensten in. Deze vorm gaat vaak in verschillende rondes. Bijvoorbeeld ronde 1 intekenen door de werknemers, in ronde 2 herschikken door medewerkers en in ronde 3 goedkeuring van het rooster door de leidinggevende. Deze vorm kan volledig door de medewerkers plaatsvinden maar vaak is er een planner om laatste knopen door te hakken en gaten in te vullen.

In de zorgsector zien we deze vorm van zelfroosteren veel rond Kerst en O&N. De werkgever hangt voor deze periode een lijst op met daarin aangegeven het aantal en de soort benodigde diensten. Medewerkers kunnen inschrijven op de diensten van hun voorkeur en zo hun eigen rooster creëren. De planner kijkt daarna of de wensen overeenkomen met de benodigde capaciteit en doet voorstellen voor optimalisatie.

3.Matching

Deze variant lijkt op shiftpicking. Het verschil is dat er vooraf geen diensten worden benoemd maar alleen bezettingseisen en tijdstippen (tussen 7-8 uur zijn er 4 mensen nodig, tussen 8-9 uur 5, tussen 9-10 uur 5 mensen etc.). De medewerker geeft zijn wensen aan met betrekking tot de tijdstippen waarop zij wil werken (dus geen diensten). De roostermaker gaat proberen de wensen te matchen met de bezettingseisen.

4.Zelfroosteren

Bij het zelfroosteren zijn medewerkers zelf verantwoordelijk voor het roosteren van hun diensten. De werkgever heeft kaders bepaalt zoals dienstenset, bezettingseisen en spelregels, en binnen die kaders gaan medewerkers zelf ‘puzzelen’. Vaak gebeurt dit in verschillende rondes:

  1. inschrijven op de diensten van je voorkeur
  2. onderling schuiven voor een optimale match
  3. afronding door diensten toe te wijzen voor kloppend rooster

Meestal is er een planner die in de 3e ronde de laatste knopen doorhakt maar dit kan ook gezamenlijk binnen het team gebeuren. Zelfroosteren vraagt een andere manier van werken voor zowel de leidinggevende, de medewerkers als de planner. Het is belangrijk om het proces en ieders verantwoordelijkheden hierin duidelijk vast te leggen.

Binnen de vorm van ‘zelfroosteren’ bestaan opnieuw allerlei varianten. Men kan het werk blijven vertalen naar diensten, maar men kan het werk ook organiseren vanuit de activiteiten en hier het rooster op organiseren. In de uiterste vorm bepaalt het team alles zelf: de aanwezigheid (wanneer ben ik aanwezig?), de inhoud (wat doen we?) en de tijd (wanneer doen we het?). Vanzelfsprekend vormen de doelstelling en uitgangspunten van de organisatie het kader waarbinnen met de roosters vormgeeft.

5.Ruilen

Ruilen is een vorm van zeggenschap die in alle vier vormen van zelfroosteren toegepast kan worden. Het is geen roostertechniek maar eerder een procesafspraak. Ruilen is een belangrijke manier om werk en privé op elkaar af te stemmen. Op het moment dat het rooster gepubliceerd wordt, start vaak het proces van ruilen van diensten.

Hybride vorm

Natuurlijk zijn er ook allerlei tussenvormen mogelijk. Denk hierbij aan de variant waarbij je bepaalde maanden van het jaar een andere methodiek kiest dan de reguliere vorm. Ook is het mogelijk om voor een bepaalde dienstsoort (bv nachtdiensten) een andere vorm te kiezen dan voor de andere dienstsoorten.

Rol PlanMen

PlanMen heeft veel ervaring met het vormgeven van zeggenschap die aansluiten bij de behoeftes van de medewerkers én de organisatie.

Wil je meer weten over de voor- en nadelen van de verschillende roostervormen en welke voor jullie organisatie interessant is? Neem dan contact met ons op en we komen graag een keer langs! Bel 088 – 825 25 25

Wil je graag meer weten over hóe je zelfroosteren kunt invoeren?  Lees dan een van de volgende artikelen:

Meer weten?

Bart van der Wijst
Naar contactformulier
Diverse vormen van zelfroosteren en zeggenschap 2020-09-21T12:41:53+02:00
PlanMen https://www.planmen.com

Zeggenschap in roosters is voor veel medewerkers belangrijk. Welke mogelijkheden zijn er om medewerkers meer zeggenschap te geven en hen te betrekken bij het rooster? Leer hier alles over vormen van zelfroosteren en zeggenschap!