Zelfroosteren

Wat is zelfroosteren?

Zelfroosteren. Als je de term Googelt, krijg je zo’n 35.000 resultaten. En veel wijzer word je er niet van, want wat vooral duidelijk wordt is, dat er geen harde definitie is van dit begrip.
Bij PlanMen houden we aan: invloed, in welke vorm dan ook, op je rooster. Daar schiet je eerlijk gezegd óók niet veel mee op. Want wat is invloed? Een 24/7 fabriek waarbij je één keer per jaar een ‘blackout dag’ mag kiezen – en de rest van het jaar in een ploegenrooster wordt ingedeeld – is immers ook invloed. Toch zal dat niet de associatie zijn die de meeste mensen hebben bij ‘zelfroosteren’. Kortom: als het in gesprekken hierover gaat, verdient het aanbeveling om door te vragen wát er precies onder wordt verstaan. Zelfroosteren is een thema waarover PlanMen vaak om advies wordt gevraagd. In dit artikel zetten we een aantal varianten uiteen en geven we tips en valkuilen.

Varianten

We onderscheiden verschillende vormen van zelfroosteren. Onderstaande afbeelding maakt dit duidelijk: er is variatie in de mate van zeggenschap en individuele invloed versus collectieve invloed.

Vormen van zelfroosteren

Voorkeurrooster: zoveel mogelijk wensen honoreren, met verschil tussen harde eisen en zachte wensen;

Shiftpicking: intekenroosters, de werkgever levert een leeg rooster op en de werknemer schrijft in. Gaat vaak in verschillende rondes. De planner komt pas in beeld om de gaten te vullen. We zien ook de ‘uittekenvariant’:” de werkgever deelt je in en jij kunt zelf achteraf uitschrijven op diensten die je expliciet niet wilt of kunt draaien.

Matching: deze variant lijkt op shiftpicking; het verschil is dat er vooraf geen diensten worden benoemd maar alleen bezettingseisen en tijdstippen. De medewerker geeft zijn wensen aan en de roostermaker gaat proberen te vullen;

Zelfroosteren – de afdeling bepaalt alles zelf binnen de doelstellingen en kaders van de organisatie.

Behoefte aan invloed wordt groter

De behoefte aan invloed op de eigen werktijden zien we steeds vaker. Niet alleen in de zorg of bij de overheid, ook in commerciële omgevingen zoals contactcenters willen organisaties de medewerker meer invloed geven op hun diensten. En niet voor niks: hoewel er nog geen hard wetenschappelijk bewijs is, draagt het hebben van invloed bij aan de gezondheid en duurzame inzetbaarheid. Immers, meer regie over het werk leidt tot hogere medewerkerstevredenheid en meer werkgeluk. Dat is ook de reden dat de FNV het fenomeen aanvankelijk toejuichte.

Netwerk Zelfroosteren


Vanuit het Netwerk Zelfroosteren, waarin naast de FNV, TNO, Heineken en KLM ook PlanMen zitting heeft, is het fenomeen grondig onderzocht en worden regelmatig ervaringen en best practices gedeeld. Bij het kiezen van diensten blijken mensen verschillende afwegingen te maken: sociale (vanwege de biljartavond op donderdag), economische (nacht- of weekenddiensten leveren meer geld op) of afwegingen die met gezondheid en lifestyle te maken hebben (bijv. diensten die aansluiten bij ochtendritme of avondritme). Uit onderzoek blijkt, dat mensen met name korte-termijn-bevrediging kiezen (‘instant gratification’), wat niet per definitie de gezondste keuze is voor de langere termijn. Om deze reden is er de laatste tijd ook meer kritiek op zelfroosteren. Mensen zijn kennelijk onvoldoende in staat om keuzes te maken die op de langere termijn beter voor ze zijn. Werkgevers zouden hun mensen hiertegen moeten beschermen door strengere kaders te stellen aan zelfroosteren, is dan het geluid. Natuurlijk is er niet voor niets ook de Arbeidstijdenwet, die regels stelt voor o.a. nachtwerk.

Nadelen


Er kleven ook andere nadelen aan zelfroosteren. Als je het hebt over de variant waarbij teams zelf samen het rooster maken, dan kunnen situaties voorkomen die het team niet zelf kan oplossen. Denk aan langdurige uitval van een collega of aan conflicten in het team. Je hebt in zo’n geval echt iemand nodig, die knopen doorhakt en beslissingen kan nemen. Daarom zie je ook sommige organisaties, die een aantal jaren geleden resoluut middenmanagers of teamleiders ontsloegen, daar toch weer van terugkomen.

Zelfroosteren vraag in elk geval een bepaalde volwassenheid en voldoende vertrouwen binnen het team. Medewerkers moeten iets voor elkaar over hebben, elkaar iets gunnen. En snappen, dat als iemand altijd op woensdag vrij wil, dat automatisch betekent dat een andere collega altijd op woensdag moet werken. Het gesprek hierover aangaan gebeurt nog te weinig. Veel organisaties kiezen er voor om dit met regels, kaders en procedures dicht te timmeren, maar daarmee ben je er natuurlijk niet.

Software

Software kan het proces van zelfroosteren goed ondersteunen. Bijvoorbeeld software waarin iedereen zijn voorkeursrooster vastlegt en het systeem vervolgens inzichtelijk maakt waar de gaten nog zitten. Daarmee kan de planner of roosteraar aan de slag. Software is ook goed in het signaleren van (mogelijke) ATW-overtredingen en kan helpen bij het transparant maken van moeilijke keuzes, zoals diensten die niemand wil werken. Als de ‘pijn’ op tafel ligt, snapt iedereen dat er iets in beweging moet komen om rooster kloppend te krijgen.
Onlangs hoorden we van een leverancier die software voor het plannen van personeel op festivals maakt, over een opt-out-manier van zelfroosteren: de planner deelt personeel op bepaalde concerten in, en als je écht niet wilt werken op een hard rock of house avond, dan kun je dat aangeven. Ook een vorm van zelfroosteren, iets minder vrijblijvend.

Wensen en voorkeuren

Er zullen altijd populaire en minder populaire diensten blijven. Maar door aan te sluiten bij ieders voorkeuren zou je nog wel eens voor verrassingen kunnen komen te staan hoeveel diensten in de mix van voorkeuren gewoon opgevuld kunnen worden. Ga eens in gesprek met je medewerkers, vraag het ze en kijk hoe ver je komt. Kijk uit met aannames vooraf. Wij spraken onlangs een organisatie waar een deel van de mensen graag alle vrijheid en invloed op het rooster wilde, terwijl een ander deel het juist heerlijk vond om gewoon periodiek hun rooster toegewezen te krijgen. Zoveel mensen, zoveel meningen.

Levensfasebewust roosteren

Een trend die we nu zien, is levensfasebewust roosteren: al naar gelang iemands levensfase hoort daar een ander dienstenpatroon bij, op basis van aannames over het dienstenpatroon dat bij die levensfase past. Wij juichen dat soort ontwikkelingen toe, mits de medewerkers dan ook inspraak krijgen in wélke levensfase ze worden ingedeeld. Immers: de één wordt op z’n 20e vader, de ander op zijn 44e.

Liever korte heftige pijn…


Nog een trend: korte heftige pijn bóven langdurige zeurende irritatie. Hoe zou het zijn, als je als medewerker 1 x in de zes weken volledig naar believen van de planner bent in te zetten? En daar dan 5 weken duidelijkheid en vastigheid tegenover staan? Zo is voor de medewerker het grootste aantal weken per jaar het rooster stabiel: handig voor het plannen van feestjes, bruiloften en andere sociale activiteiten. En in ruil voor die stabiliteit lever je 1 x per 6 weken een weekje zeggenschap in. Dat lijkt ons te verkiezen boven steeds maar weer afwachten of je naar die verjaardag kunt of niet, omdat je rooster nog niet bekend is.

Aanpassen werkaanbod

Tot slot willen we nog wijzen op het aanpassen van de workload. Workforce management is het optimaal afstemmen van het werk op de beschikbare mensen. Je hebt dus twee knoppen om aan te draaien: het werk en de mensen. Vaak zien wij dat aan de menskant wordt ‘gedraaid’: inhuren van flexkrachten, mensen moeten extra werken of langer blijven. Terwijl je ook aan de ‘werk’-knop kunt draaien. Dat kan natuurlijk lang niet in elke branche. Maar een grote bank experimenteerde hiermee toen het personeel op de klantenservice steeds meer protesteerde tegen werken tussen 21.00 en 22.00 uur. Die diensten waren bijna niet te vullen. De bank ondervroeg alle klanten die op dat tijdstip belden: ‘zou u het bezwaarlijk vinden om voortaan vóór 21.00 uur te bellen?”. Welnee, zei het overgrote deel van de respondenten. En dus sloot de bank voortaan hun helpdesk om 21.00 uur. Klanten blij, personeel blij.

Het is duidelijk: zelfroosteren is een thema waar zeer veel verschillende kanten aan zitten: gedrag, kaders, procedures, software, trends, lessons learned, de ‘werk’-kant en de ‘mens’-kant.
PlanMen blijft deze ontwikkeling, mede vanuit het Netwerk Zelfroosteren, nauwgezet volgen en volgens de nieuwste inzichten in gesprek met onze opdrachtgevers.

Zelfroosteren als methodiek 2019-10-21T15:59:57+01:00
PlanMen https://www.planmen.com

Wat is zelfroosteren? We onderscheiden verschillende vormen. Er is hierbij variatie in de mate van zeggenschap en individuele-versus collectieve invloed.