Rooster maken

Een moderne vorm van roosteren is het zelfroosteren. Deze methodiek wordt ook wel individueel roosteren of meeroosteren genoemd. Met deze roostermethodiek krijgen medewerkers een grotere invloed op hun rooster. Vanzelfsprekend betekent dit tevens een andere rol voor de planner. In dit artikel lees je alles over de methodiek van zelfroosteren, de rol van de planner en belangrijke randvoorwaarden.

Zelfroosteren in 3 rondes

Wanneer medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor het roosteren van hun diensten gebeurt dit in het algemeen in 3 rondes:

1e ronde = inschrijven

De medewerkers vullen het rooster in zoals zij dat graag willen. Ze zijn vrij om de diensten te kiezen en hun eigen rooster vorm te geven. In de meeste gevallen zal er niet direct een optimale match ontstaan tussen bezettings-eisen en wensen. Indien werknemers bij het invullen van de diensten echter goed zicht hebben op de gevraagde bezettingseisen, is de balans over het algemeen ook niet ver weg.

2e ronde = schuiven

De medewerkers gaan samen het rooster herschikken. Het rooster voldoet nog niet aan de gestelde bezettingseisen. Er zal sprake zijn van overbezetting en onderbezetting op bepaalde diensten. Medewerkers gaan in deze ronde zelf schuiven met diensten om het rooster kloppend te maken.

3e ronde = afronding

Als de medewerkers er in ronde 2 niet samen uitkomen maakt de planner het rooster af. Dit doet hij door actief diensten toe te wijzen aan medewerkers of door diensten weg te halen.

De rol van de planner

Medewerkers stimuleren om zélf te schuiven met diensten

Het is belangrijk dat de planner in fase 2 de medewerkers zo veel mogelijk stimuleert zélf te schuiven met diensten. De planner heeft hier alleen een ondersteunende rol. Wanneer een planner teveel in de traditionele rol blijft hangen en roosterwijzigingen voor de medewerkers blijft doen, worden de medewerkers niet voldoende gestimuleerd om zélf de verantwoordelijkheid te nemen voor het rooster.

Via spelregels kunnen werknemers gestimuleerd worden om zich in deze fase flexibel op te stellen, bijvoorbeeld door het toekennen van bonuspunten aan iemand die bereid is op minder populaire werktijden te werken. Kern is dat werknemers met elkaar in gesprek gaan om de oplossing te bereiken.

Spelregels opstellen voor objectiviteit

In de laatste fase zal de planner het rooster definitief moeten maken en mismatch voorkomen. Het aanpassen van het rooster door de planner vraagt om objectiviteit. Het zijn vaak lastige keuzes die je moet maken: wie plan je extra in bij onderbezetting en wie plan je vrij bij overbezetting?

Om de objectiviteit te versterken is het goed om hierover spelregels af te spreken. Medewerkers die in fase 2 hebben bijgedragen aan het oplossen van onder- en overbezetting, worden in fase 3 zo min mogelijk meer belast. Door deze spelregels ontstaat er objectiviteit en krijgen de medewerkers meer grip op hun rooster.

Taakverschuiving voor de planner

De rol van de planner is cruciaal in het succesvol houden van zelfroosteren. Er is echter wel sprake van een taak verschuiving: de werkzaamheden verschuiven van operationeel naar tactisch niveau.

Bij zelfroosteren is de planner minder druk met het maken van het rooster op operationeel niveau. De planner bewaakt daarentegen het proces van zelfroosteren én gaat meer naar de lange termijn planning kijken. Het bewaken van het proces betekent dat de planner de medewerkers begeleidt in het zelfroosteren, bewaakt de voortgang, signaleert in een vroegtijdig grote tekorten/overschotten, ondersteund in fase 2 bij het schuiven van diensten en in fase 3 bij knopen doorhakken. Bij de lange termijn planning kun je denken aan  capaciteitsplanning, het optimaliseren van de bezettingseisen en adviseren over een passende contracten- en functiemix.

Randvoorwaarden voor succesvol zelfroosteren

Duidelijke kaders afspreken

Zelfroosteren werkt alleen wanneer aan de voorkant duidelijke kaders en uitgangspunten zijn afgesproken. Dit betreft juridische kaders van ATW en CAO maar ook afspraken binnen de organisatie in het roosterbeleid en individuele afspraken over b.v. de JUS. Ook specifieke afspraken over de systematiek van het zelfroosteren en het proces zijn belangrijk (de termijnen, roosterpunten, toegestane +/- urensaldo, vetorecht, jokers, de publicatiedatum etc).

Management bepaalt de diensten en bezettingseisen

Cruciaal bij zelfroosteren is een helder inzicht in het werkaanbod. Het management vertaalt het werkaanbod naar bezettingseisen en diensten. Hierbij wordt aangegeven hoeveel diensten er per dag nodig zijn en per functie. Het management is verantwoordelijk voor het primaire proces en weet op basis van voorspelling welke inzet benodigd is en wat er begroot is.

Goede organisatie van de flexibiliteit

Bij zelfroosteren is het de uitdaging om ná publicatie van het rooster zo min mogelijk wijzigingen meer aan te brengen in  het rooster. Het geplande en gerealiseerde rooster moeten zo veel mogelijk overeen komen zodat medewerkers zich herkennen in het rooster. Zelfroosteren schept namelijk ook verwachtingen naar de medewerkers: ze willen hun wensen verwezenlijkt zien in hun feitelijk rooster. Dit betekent voor de organisatie een goede opvang van flexibiliteit en rust in de roosters creëren met capaciteitsplanning en diverse vormen van flexibiliteit.

Meer weten?

Wil je meer weten over zelfroosteren? Wij denken graag met je mee.
Bel ons op 088 – 825 2525. Kijk voor meer informatie op:

Meer weten?

Bart van der Wijst
Naar contactformulier
Zelfroosteren: methodiek en de rol van de planner 2020-08-25T14:06:17+02:00
PlanMen https://www.planmen.com

Om de balans van medewerkers- en organisatiebelangen terug te brengen, krijgen medewerkers in Nederland meer en meer zeggenschap over hun werktijden.