Uitbesteden WFM: hoge opbrengsten en vaak voordeliger
Uitbesteden van WFM kan de organisatie helpen succesvol te zijn. Uitbesteden resulteert in hogere opbrengsten en is vaak voordeliger.
Lees meerIs de personeelsplanning in de zomer elk jaar weer ‘gedoe’?
Veel organisaties kennen een jaarlijks terugkerende uitdaging: het plannen van de roosters in de zomerperiode. Verlof is een recht van de medewerkers. Je bent als werkgever verplicht om medewerkers de gelegenheid te bieden om dit verlof op te nemen. Maar hoe bepaal je welke aanvragen je wel en niet goedkeurt? En hoe houd je grip op de vakantieplanning?
PlanMen heeft een aantal tips om meer grip te krijgen op de vakantieplanning. De tips zijn verdeeld in 3 stappen.
Wat zijn de regels uit ATW, WAB, BW en CAO? Laat je eventueel door personeelszaken informeren over de grenzen van de regelgeving en de interpretatie van jouw organisatie op deze bepalingen.
Zorg dat je de visie en afspraken van de organisatie kent en deze op papier hebt. Denk hierbij aan afspraken over het gespreid opnemen van verlof over het jaar, verlof in de weekenden van de zomervakantie en het ruilen van verlofaanvragen. Het is ook verstandig om de regels rondom vakantieplanning op te nemen in het roosterbeleid.
Wanneer moeten de medewerkers hun verlof aanvragen en wanneer keur jij deze goed of af? Deze data moeten schriftelijk worden vastgelegd. Door dit ruim van te voren te doen, heb je genoeg tijd om te matchen en heeft de medewerker nog voldoende tijd om vakantie te boeken. Daarnaast is het belangrijk om ook afspraken te maken over verlofaanvragen die na de vastgestelde datum binnenkomen. Hier een suggestie om het jaar in drieën te delen:
Hoe ga je het verlof in de vakantieperiode opvangen en welke afspraken gelden hierover? Hoeveel budget heb je ter beschikking voor de vervanging? Zorg dat er een keuze is gemaakt en dat er draagvlak is voor de gekozen vervangingsregeling. Er zijn een aantal mogelijkheden:
Door het gebruiken van vakantieplanner krijg je inzicht in alle verlofaanvragen en kun je een afweging maken of dit passend is met het werkaanbod. Helaas blijkt in de praktijk dat niet alle planningssoftware een goede functionaliteit hebben om dit inzicht te creëren. Daarom is het verstandig om zelf een goede vakantieplanner op te zetten bijvoorbeeld in excel. Wat deze vakantieplanner laat zien, is jouw beschikbare personeel ten opzichte van de gevraagde diensten.
Match deze met de benodigde capaciteit. Nu wordt duidelijk of er sprake is van over- of onderbezetting en of de verlofaanvragen goed verdeeld zijn. Kun je het rooster rond krijgen met eigen personeel, kan er nog geschoven worden met verlof of werkaanbod of heb je externe vervanging nodig? Let hierbij ook op de inzet gedurende de weekenden en de regels van de ATW
Wanneer de verlofaanvragen definitief zijn kun je deze gaan toekennen. Soms is het nodig om nog een ‘tussenfase’ in te lassen en in overleg met medewerkers te schuiven met hun verlof om de planning rond te krijgen. Alleen bij ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’ kun je als werkgever de verlofaanvraag van een medewerker weigeren. Zorg dat je communicatie over het verlof wat je toekent helder is. Laat geen ruis ontstaan en sta achter de keuzes die je maakt. Deze heb je weloverwogen gemaakt en kan je goed uitleggen.
Na het bekendmaken van de vakantieplanning komt het meest lastige deel: het opvolgen van de afspraken. Hoe ga je om met wijzigingen, nieuwe aanvragen en de komst van nieuwe medewerkers?
Realiseer je dat er altijd wijzigingen zullen komen op je planning, dit voorkomt teleurstelling en irritatie.
Wijs iedereen op het nakomen van de afspraken. Beweeg tegelijk flexibel mee met onverwachte omstandigheden. Wees altijd helder in je communicatie over eventuele aanpassingen.
Om onvoorspelbare situaties op te vangen is het belangrijk om niet ‘op de grens’ te gaan plannen. Het gaat hierbij om de grenzen van de ATW, kwantitatieve bezetting en functionele bezetting. Zorg dat je ruimte hebt om de medewerkers nog iets tegemoet te komen en in te spelen op onverwachte situaties.
Kom mensen waar nodig tegemoet in hun wensen en vraag op andere momenten iets terug te geven aan het team.
PlanMen helpt organisaties met het opstellen van een goede “vakantieplanning”. Het resultaat is een accurate vakantieplanning die de kwaliteit van de dienstverlening garandeert.
In dit artikel heb je kunnen lezen hoe je meer grip kan krijgen op de vakantieplanning. Wil je meer lezen over flexibiliteit, roostertevredenheid en hoe dit in jouw organisaties zou kunnen werken? Lees de volgende artikelen:
Wil je direct contact met PlanMen om van gedachte te wisselen over vakantieplanning of over flexibiliteit in jouw organisatie? Bel 088 – 825 25 25 of stel ons jouw vraag via onderstaande formulier.