In 3 stappen meer grip op je vakantieplanning

Is de personeelsplanning in de zomer elk jaar weer ‘gedoe’?
Hier zijn 3 stappen voor meer grip op je vakantieplanning.

De jaarlijkse uitdaging: het plannen van zomerverlof

Veel organisaties kennen een jaarlijks terugkerende uitdaging: het plannen van de roosters in de zomerperiode. Verlof is een recht van de medewerkers. Je bent als werkgever verplicht om medewerkers de gelegenheid te bieden om dit verlof op te nemen. Maar hoe bepaal je welke aanvragen je wel en niet goedkeurt? En hoe houd je grip op de vakantieplanning?

12 Tips en 3 stappen voor meer grip op de vakantieplanning

Op basis van ervaring heeft PlanMen een aantal tips om meer grip te krijgen op de vakantieplanning. De tips zijn verdeeld in 3 stappen.

Stap 1 Voorbereiding : Creëer randvoorwaarden en kaders

1. Zorg dat je op de hoogte bent van de geldende wet- en regelgeving

Wat zijn de regels uit ATW, WAB, BW en CAO? Laat je eventueel door personeelszaken informeren over de grenzen van de regelgeving en de interpretatie van jouw organisatie op deze bepalingen.

2. Weest op de hoogt van de visie op verlof en afspraken over roosterbeleid

Zorg dat je de visie en afspraken van de organisatie kent en deze op papier hebt. Denk hierbij aan afspraken over het gespreid opnemen van verlof over het jaar, verlof in de weekenden van de zomervakantie en het ruilen van verlofaanvragen.

3. Geef duidelijke data voor aanvragen en goedkeuren

Wanneer moeten de medewerkers hun verlof aanvragen en wanneer keur jij deze goed of af? Deze data moeten schriftelijk worden vastgelegd. Door dit ruim van te voren te doen, heb je genoeg tijd om te  matchen en heeft de medewerker nog voldoende tijd om vakantie te boeken. Daarnaast is het belangrijk om ook afspraken te maken over verlofaanvragen die na de vastgestelde datum binnenkomen. Hier een suggestie om het jaar in drieën te delen:

4. Organiseer de vervanging van medewerkers

Hoe ga je het verlof in de vakantieperiode opvangen en welke afspraken gelden hierover? Hoeveel budget heb je ter beschikking voor de vervanging? Zorg dat er een keuze is gemaakt en dat er draagvlak is voor de gekozen vervangingsregeling. Er zijn een aantal mogelijkheden:

• eigen team: Als je mensen vanuit het eigen team extra gaat inzetten is het belangrijk om uit te rekenen of dit past binnen de formatie en binnen de normen van de ATW.
• interne flexpool: Als je gebruik maakt van een interne flexpool moet je tijdig laten weten hoeveel extra inzet je in die periode bij hen gaat uitvragen.
• externe flexibele inzet: Ga je vakantiekrachten of uitzendkrachten inhuren? Zorg dan dat je voldoende budget hiervoor hebt en op tijd gaat werven.

Stap 2 Matching : stem vraag en aanbod op elkaar af

5. Zorg voor een goede vakantieplanner

Door het gebruiken van vakantieplanner krijg je inzicht in alle verlofaanvragen en kun je een afweging maken of dit passend is met het werkaanbod. Helaas blijkt in de praktijk dat niet alle planningssoftware een goede functionaliteit hebben om dit inzicht te creëren. Daarom is het verstandig om zelf een goede vakantieplanner op te zetten bijvoorbeeld in excel. Wat deze vakantieplanner laat zien, is jouw beschikbare personeel ten opzichte van de gevraagde diensten.

6. Breng het werkaanbod en de beschikbare capaciteit in kaart

• Gevraagde diensten per dag in uren en aantal medewerkers;
• Benodigde vaardigheden die gekoppeld zijn aan de dienst(en);
• Beschikbare vaste en flexmedewerkers per dag en hun vaardigheden;
• Beschikbare uren conform contracten + inventarisatie extra inzet.
• Jaarplanning van vergaderingen, scholingen, cursussen.
• Verloop van personeel door beëindiging van contracten of aanpassingen van contractgrootte.
• Langdurige ziekte en zwangerschapsverlof.
• Reservering voor kortdurend niet planbare ziekte.

7. Inventariseer de verlofwensen en verwerk deze in de tool

Match deze met de benodigde capaciteit. Nu wordt duidelijk of er sprake is van over- of onderbezetting en of de verlofaanvragen goed verdeeld zijn. Kun je het rooster rond krijgen met eigen personeel, kan er nog geschoven worden met verlof of werkaanbod of heb je externe vervanging nodig? Let hierbij ook op de inzet gedurende de weekenden en de regels van de ATW

8. Toekennen van verlof

Wanneer de verlofaanvragen definitief zijn kun je deze gaan toekennen. Soms is het nodig om nog een ‘tussenfase’ in te lassen en in overleg met medewerkers te schuiven met hun verlof om de planning rond te krijgen. Alleen bij ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’ kun je als werkgever de verlofaanvraag van een medewerker weigeren. Zorg dat je communicatie over het verlof wat je toekent helder is. Laat geen ruis ontstaan en sta achter de keuzes die je maakt. Deze heb je weloverwogen gemaakt en kan je goed uitleggen.

Stap 3 Opvolgen : Wees streng, rechtvaardig en transparant

Na het bekendmaken van de vakantieplanning komt het meest lastige deel: het opvolgen van de afspraken. Hoe ga je om met wijzigingen, nieuwe aanvragen en de komst van nieuwe medewerkers?

9. Wijzigingen zijn voorspelbaar

Realiseer je dat er altijd wijzigingen zullen komen op je planning, dit voorkomt teleurstelling en irritatie.

10. Weest streng, rechtvaardig en transparant

Wijs iedereen op het nakomen van de afspraken. Beweeg tegelijk flexibel mee met onverwachte omstandigheden. Wees altijd helder in je communicatie over eventuele aanpassingen.

11. Bouw bij de matching enige flexibiliteit in

Om onvoorspelbare situaties op te vangen is het belangrijk om niet ‘op de grens’ te gaan plannen. Het gaat hierbij om de grenzen van de ATW, kwantitatieve bezetting en functionele bezetting. Zorg dat je ruimte hebt om de medewerkers nog iets tegemoet te komen en in te spelen op onverwachte situaties.

12. Creëer een gezonde ‘geven & nemen’ roostercultuur

Kom mensen waar nodig tegemoet in hun wensen en vraag op andere momenten iets terug te geven aan het team.

Tot slot

PlanMen biedt organisaties de oplossing “vakantieplanning” en ondersteund het gehele matchingsproces. Het resultaat is een accurate vakantieplanning die de kwaliteit van de dienstverlening garandeert.

In dit artikel heb je kunnen lezen hoe je meer grip kan krijgen op de vakantieplanning. Wil je meer lezen over flexibiliteit, roostertevredenheid en hoe dit in jouw organisaties zou kunnen werken? Lees de volgende artikelen:

• Flexibele inzet van personeel
• Roostertevredenheid verhogen met flexibele personeelsinzet
• 7 vormen van flexibiliteit
• 10 tips voor een goed werkende flexpool

Wil je direct contact met PlanMen om van gedachte te wisselen over flexibiliteit en de vakantieplanning in jouw organisatie? Bel 088 – 825 25 25