Spelregels bij zelfroosteren

Zelfroosteren vraagt om een eerlijke verdeling van de ‘lusten en lasten’ van het rooster. Welke spelregels spreek je af om de lusten & lasten zo eerlijk mogelijk te verdelen over alle medewerkers?

Zelfroosteren vraagt om teamvolwassenheid

Zelfroosteren kan positieve effecten brengen voor zowel werkgever als de medewerkers: werkgevers krijgen de vereiste flexibiliteit en medewerkers krijgen zeggenschap over hun individuele werktijden.

In de praktijk blijkt het lastig om de voordelen van zelfroosteren in de volle omvang te realiseren. Veel hangt af van het gedrag van de medewerkers, de communicatie binnen het team en de roostercultuur. De ‘roostervolwassenheid’ van het team is essentieel. Bestaat er een gezonde ‘geven & nemen balans’, durft men elkaar aan te spreken op gemaakte roosterafspraken en wiens belangen vormen het uitgangspunt bij de roostervormgeving?

Zelfroosteren vraagt om kaders en spelregels

Zelfroosteren roept veel vragen op binnen het team:

• Hoe voorkom je dat degene met de grootste mond het beste rooster krijgt?
• Hoe ga je om met concurrerende wensen?
• Wie wordt als eerste benaderd om een openstaande dienst op te vullen?
• Hoe verdeel je de lusten en de lasten binnen het team op een eerlijke manier?
• Hoe voorkom je het roosterproces te veel tijd kost van iedereen?

Het is belangrijk om met elkaar kaders, spelregels en gedragsregels af te spreken zodat er duidelijkheid is en er geen onnodige tijd verloren gaat aan overleg en afstemming.

Zelfroosteren vraagt om eerlijke verdeling van lusten en lasten

Om een eerlijke verdeling te krijgen tussen lusten en lasten wordt in de praktijk vaak gewerkt met een puntensysteem. Medewerkers kunnen punten verdienen wanneer ze helpen om het rooster kloppend te maken of niet-populaire diensten gaan werken. Bij de verdeling van openstaande diensten is het punten aantal mede bepalend voor wie die krijgt. Hoe minder punten, hoe eerder je gevraagd wordt om ook je bijdrage te leveren aan het kloppend maken van het rooster.

Verdelen van lusten en lasten via een puntensystemen

Er zijn verschillende systemen mogelijk om punten te verzamelen en de lasten te verdelen.

• Punten voor elke dienst
  Elke dienst krijgt van tevoren een aantal punten. Het aantal punten is afhankelijk van bezettingseis, bezwaarlijkheid en populariteit. Medewerkers kunnen punten verzamelen door zich in te schrijven op bepaalde diensten.

• Punten op basis van vraag en aanbod
  Een dienst krijgt punten afhankelijk van de populariteit van die dienst op dat moment. Dit puntenaantal kan dus variëren afhankelijk van het spel van vraag en aanbod. (De woensdagavond dat het Nederlandseftal de finale speelt krijgt méér punten dan een gewone woensdagavond).

• Punten voor bezwaarlijke diensten
  Alleen de (fysiek) bezwaarlijke diensten krijgen punten en iedereen moet een aantal punten per periode werken. Als een bezwaarlijke dienst niet is ingepland wordt deze gegeven aan een medewerker die het minst aantal bezwaarlijke diensten heeft gekozen. Je kunt hierbij kiezen voor een absolute verdeling of een evenredige verdeling van diensten op basis van contractgrootte.

• Groepsgewijze verdeling
  Deze spelregel werkt niet met punten maar verdeeld de openstaande diensten per groep. Het personeel wordt opgedeeld in enkele groepen waarbij de groepen om de beurt de plannings- problemen oplossen. Hierdoor weet elke groep van te voren of men het voorkeurrooster volledig krijgt of dat de kans groot is dat er wordt verschoven in het rooster. In de praktijk kan dit betekenen: 5 weken een stabiel rooster en dan 1 week een flexrooster om openstaande diensten op te vangen.

• Veto’s, jokers en blokdagen
  Medewerkers mogen aan een aantal dagen of diensten een veto plakken (deze dag wil ik niet werken) of een joker plakken (deze dienst wil ik persé werken).  Belangrijk aandachtspunt is het aantal beschikbare veto’s per periode en hoe de planner om gaat met de veto’s.

• Arbeidsvoorwaardelijke prikkels
  Medewerkers die de planning helpen kloppend te maken krijgen een extra beloning in welke vorm dan ook.

Keuze in puntensysteem

Het team kies in overleg met elkaar voor een bepaalde systematiek en vult de specifieke spelregels nader in. Zo creëer je draagvlak voor het zelfroosteren. Het succes van zelfroosteren hangt voor een groot deel af van het respecteren van de spelregels, de communicatie binnen het team en de teamvolwassenheid ten aanzien van roosteren en planning.  

Het PlanMen-Zelfroosterspel

Wil je ervaring opdoen met zelfroosteren en kijken of zelfroosteren geschikt is als methodiek binnen jouw organisatie? Met de workshop “Spelen met zelfroosteren” maak je op een creatieve manier kennis met de dynamiek van zelfroosteren, de spelregels voor een eerlijke verdeling en het belang van communicatie. Hiermee krijg je inzicht of zelfroosteren geschikt is voor de organisatie of wellicht alleen geschikt voor specifieke afdelingen en teams.

PlanMen

PlanMen heeft veel ervaring in het opstellen van spelregels voor teams die overgaan op zelfroosteren en kan organisaties ondersteunen bij het aanpassen van hun roosterbeleid. Hierbij  wordt niet alleen aandacht gegeven aan de verdeling van lusten en lasten maar ook aan de spelregels ten aanzien van proces: aantal rondes, lengte van elke ronde, vakantieperiodes, planningshorizon, bandbreedte in +/- uren per periode etc.

Wil je meer weten over spelregels en roosterbeleid bij zelfroosteren? Neem dan contact met ons via 088 – 825 2525

Wil je graag meer weten over zelfroosteren?  Lees dan een van de volgende artikelen:

• Wat is zelfroosteren?
• Verschillende vormen van zelfroosteren en zeggenschap
• Randvoorwaarden voor zelfroosteren                
• Roosteren en plannen binnen zelfsturende teams
• Zelfroosteren: methodiek en de rol van de planner
• Overzicht van 4 roostermethodieken
• Spelregels bij zelfroosteren      
• Het verschil tussen zelfroosteren en zelfsturen              
• Een realistisch beeld op zelfroosteren