Selectie van planningssoftware

Een selectie van planningssoftware of workforce management software is niet bepaald een taak die een organisatie dagelijks uitvoert. Waarschijnlijk ook daarom komt zo’n taak te liggen bij een medewerker die het er even bij doet. Bij de planner bijvoorbeeld, of bij de manager. Die keuze leidt doorgaans niet tot een bevredigend resultaat, signaleert Ridouan Barnaoui, senior consultant bij PlanMen. “Een verkeerde keuze heeft veel effect op de klanttevredenheid, medewerkertevredenheid en de efficiëntie. En dit terwijl je vaak vijf tot zeven jaar aan een contract vast zit.”

Verandering leidt tot nieuwe behoeften

Een voorbeeld: online betaalservice Afterpay werkte in de beginperiode met een zelf geselecteerde open source-planningstool. Op zich was daar niks mis mee, maar toen het bedrijf begon te groeien, ontstond de behoefte aan meer functionaliteit. “Dit voorbeeld is tekenend voor het proces waar veel bedrijven doorheen gaan”, vertelt Barnaoui. “Vanuit groei of een veranderde situatie ontstaat behoefte aan een professionelere planningstool. Dit kan de klant uiteraard weer zelf (erbij) doen. Vaak echter wordt PlanMen ingeschakeld voor de selectie. Waar PlanMen dan mee begint, is een oriëntatie van de behoeftes: Hoe sterk fluctueert de capaciteitsvraag? Via welke kanalen ben je actief, hoe ziet de dagsturing er uit? Op basis van dergelijke vragen kan gekozen worden voor directe uitvraag of een gesloten c.q. open marktverkenning.”

Budget bij selectie van planningssoftware

De vervolgstap is dat op basis van een pakket van eisen, in combinatie natuurlijk met het budget, een keuze wordt gemaakt uit twee opties. Eén: Een longlist samenstellen van leveranciers. Of twee: na terugkoppeling van PlanMen wordt direct een selectie gemaakt die resulteert in een shortlist, ook wel best practise. “De leveranciers die je aanschrijft, zullen waarschijnlijk niet allemaal honderd procent scoren. Het gaat hierin om de juiste prioriteiten te stellen aan het pakket van eisen en wensen.

Softwareselectie

Goede softwareselectie vergt niet alleen kennis van de organisatie, maar zeker ook kennis van actueel aanbod en mogelijkheden in de markt. Per branche verschilt het welke softwarepakketten voor planning en workforce management beschikbaar- en geschikt zijn. In totaal zijn er momenteel circa zestig leveranciers actief. Een beroep doen op een externe expert is daarom zoveel meer aan te bevelen dan het delegeren van de taak aan een eigen medewerker. “Een planner, manager of medewerker zal het pakket vooral vanuit eigen perspectief beoordelen op functionaliteit. Een externe softwaredeskundige weegt ieder belang in functionaliteit en heeft daarnaast oog voor de processen en de aanbieder van de software. En vergeet ook niet dat naast de functionele eisen en wensen het belangrijk is om de technische en informatie-beveiligingseisen op te stellen. Het totale plaatje moet kloppen. Pas dan wordt de kans op de juiste keuze van software gemaximaliseerd.”

Procesplan bij selectie van planningssoftware

Barnaoui vindt het belangrijk om te benadrukken dat het volgen van de juiste selectiemethode zeer relevant is.

De stappen van een software-selectietraject zien er als volgt uit:

  1. Projectorganisatie

    Het opzetten van een project organisatie.

  2. Het potentieel

    Onderzoek van het potentieel : wat is het belang van een goed workforce management- of planningspakket?

  3. Het planningsproces

    Bepaling van het huidige- en gewenste planningsproces.

  4. Pakket van eisen en wensen

    Het opstellen van het pakket van eisen en wensen plus het opstellen van een representatieve casus. Het pakket is uitsluitend goed samen te stellen wanneer de juiste vragen worden gesteld aan de direct betrokkenen (projectleden). De wensen en eisen dienen te worden geprioriteerd.

  5. Aankondiging

    Aanschrijven van de leveranciers ter aankondiging. Hierbij wordt de vraag gesteld of de leveranciers mee willen meedingen.

  6. Uitzetten RFI / RFP

    Aanschrijven door middel van RFI/RFP (red: Request for Information, Request for Proposal). Het is belangrijk om hierin een format te gebruiken dat later kan gebruikt kan worden voor de toetsing.

  7. Short-list

    Stap 7 binnen de selectie van planningssoftware is het opstellen van een short-list op basis van de beantwoording van punt 6.

  8. Briefing

    Tijdens een briefing worden de leveranciers in de gelegenheid gesteld om vragen te stellen ten behoeve van een demonstratie en een offerte

  9. Offerte en demonstratie

    Het indienen van een offerte en houden van een demonstratie die aansluit op wensen, proces en bedrijfsdoelstellingen.

  10. Keuze van het pakket

    Hierbij wordt gekeken naar de onderbouwing van de selectiecriteria. Deze onderbouwing wordt voorgelegd aan de stuurgroep.

  11. Contract ondertekening

    De afsluiting van dit traject bestaat uit contractonderhandelingen en ondertekening.

Al met al een proces waar kennis en ervaring voor nodig zijn. Niet alleen betreffende de wensen van de organisatie maar ook over techniek, verandermanagement, leveranciers en het selectieproces.

Ondersteuning PlanMen

PlanMen heeft veel ervaring met selectie van planningssoftware en van workforce management software in het algemeen. Bekijk onze ondersteuningsmogelijkheden.

Wil je direct contact om van gedachten te wisselen over software voor jouw organisatie? Bel 088 – 825 25 25 of stel ons jouw vraag via onderstaande formulier.

Stel jouw vraag

    Voornaam *

    Organisatie *

    Telefoonnummer *

    E-mail *

    Branche *

    Mijn vraag *


    Selectie van planningssoftware in 11 stappen 2021-07-22T12:49:15+02:00
    PlanMen https://www.planmen.com
    Softwareselectie

    De selectie van planningssoftware bepaalt het uiteindelijke effect op klanttevredenheid, medewerkertevredenheid en efficiëntie.