Roosterbeleid : 5 tips voor succesvol roosterbeleid

Ben je niet tevreden over de roosters in de organisatie? Is er steeds ‘gedoe’ over de roosters en geeft het onrust onder de medewerkers? Spreek met elkaar een helder roosterbeleid af. Hierin staan alle afspraken omtrent de roosters en het helpt de organisatie om z’n doelen te behalen. In dit artikel lees je alles over roosterbeleid, de thema’s, aandachtspunten en tips voor het schrijven van nieuw beleid.  

Wat is roosterbeleid?

In het roosterbeleid staan kaders, afspraken en regels van de organisatie op het gebied van plannen en roosteren. Binnen deze kaders hebben afdelingen bewegingsruimte om zelf invulling te geven aan hun planning en roosters. Het roosterbeleid draagt bij aan het behalen van de (plan)doelstellingen en daarmee aan de visie en strategie van de organisatie. Het doel is om alle betrokken medewerkers te informeren over het beleid, uniformiteit te creëren in werkwijzen en te borgen dat de inzet van medewerkers plaatsvindt in lijn met de visie en doelstellingen van de organisatie.

Wat staat er in het roosterbeleid?

Het uitgangspunt van het roosterbeleid is de visie op Plannen & Roosteren van de organisatie. Deze staat als eerste genoemd en vormt het uitgangspunt voor alle volgende kaders en afspraken. Vervolgens worden alle thema’s het roosterproces besproken en uitgewerkt. PlanMen gebruikt hiervoor de Planningsschijf van 6. Dit is de kapstok waaraan het beleid wordt opgehangen. Hierbij kun je denken aan de volgende thema’s:

Waarom is het roosterbeleid belangrijk?

Een roosterbeleid is meer dan alleen een set van regels. Het geeft ‘handen en voeten’ aan de visie van de organisatie en vertaald deze naar de dagelijkse praktijk. Het ontwikkelen van nieuw rooster beleid zet de organisatie er toe aan om op een andere manier na te denken over personeelsplanning. Vaak gaat het ontwikkelen en implementeren van nieuw roosterbeleid gepaard met een organisatie-  of cultuurverandering rond de inzet van medewerkers en het belang van planning. Daarbij gaat het altijd om veranderingen in de balans tussen de bedrijfsvoering, de kwaliteit naar de klant en de wensen van de medewerkers.

5 tips voor een succesvol nieuw roosterbeleid

1. Ga goed met elkaar in gesprek over de visie op roosteren en plannen. Welke plek heeft personeelsplanning in de organisatie? Zorg voor gezamenlijk beeld over het belang van planning op financieel gebied, voor medewerkerstevredenheid en klanttevredenheid. artikel
2. Betrek alle stakeholders bij het ontwikkelen van de nieuwe afspraken. Hiermee creëer je draagvlak en ambassadeurs die later intern kunnen uitleggen waarom de verandering in roosterbeleid nodig is en welke richting de organisatie op wil gaan.
3. Maak een goede analyse van de huidige documenten rond roosteren en plannen. Hierbij kun je denken aan het huidige roosterbeleid, vakantiebeleid, verlofbeleid, roostermethodiek, rapportages, ATW overtredingen, medewerkerstevredenheid en individuele afspraken. Wat bevalt goed, wat kan beter en wat sluit niet meer aan op de nieuwe visie?
4. Zorg dat er voldoende aandacht is voor de implementatie van het nieuwe rooster beleid. Het beleid moet geen ‘papieren tijger’ zijn en in een la verdwijnen. De visie en het  gedachtegoed moet uitgedragen worden binnen de organisatie. Blijf uitleggen hoe het roosterbeleid bedoeld is voor klant-medewerker-bedrijfsvoering en wat dit betekent voor teams, managers en individuele medewerkers. Leg uit wat de verschillen zijn tussen de oude en de nieuwe situatie. Benoem voor- en nadelen voor de medewerkers en wees hier transparant over.
5. Als het roosterbeleid geïmplementeerd is dan moet het belegd worden in de organisatie. Wie is er verantwoordelijk voor dit stuk en waar kunnen mensen terecht met vragen? Wie beslist er of het roosterbeleid nog voldoet, of dat er een update nodig is? Een goede vuistregel is om elke twee jaar met een vast comité te bekijken of het beleid nog voldoet.

Hoe kunnen we jou ondersteunen?

Is het roosterbeleid in jouw organisatie toe aan een update? Wil je voorkomen dat het nieuwe roosterbeleid in een la verdwijnt? Wij denken graag met je mee. Neem contact op met PlanMen via 088 – 825 2525