Organisatie van de planning en Workforce Management

Elke organisatie heeft te maken met planning en maakt hier keuzes in, zoals:

• wie in de organisatie is verantwoordelijk voor de planning?
• waar in de organisatie wordt de planning gemaakt?
• hoe wordt de planning gemaakt?

Wie?

Omdat workforce management het primaire proces direct beïnvloedt, adviseert PlanMen de verantwoordelijkheid voor de planning in de lijn te leggen. Lijnmanagers en teams hebben dagelijks te maken met uitdagingen uit de praktijk. Zij kunnen daarom het beste inschatten wat er nodig is. Daarnaast zorgt kostenverantwoordelijkheid in de lijn voor extra motivatie voor het zo efficiënt mogelijk maken van de planning.

Waar?

Je kunt een workforce management centraal laten maken door een planningsbureau of decentraal op locatie. Het hangt van je organisatie af welke vorm het beste past. De uitvoering kan daarbij ook gelegd worden bij verschillende afdelingen; denk aan HRM, Finance of op teamniveau in de lijn.

Hoe?

Hoeveel invloed hebben je medewerkers op de planning? Je hebt verschillende niveaus van zelfsturing die je kunt toepassen. Waar je voor kiest hangt af van je personeelssituatie en de keuze die je maakt m.b.t. centraal of decentraal plannen. Daarbij is ook belangrijk welke roostermethodiek je gebruikt. Zo kun je als voorbeeld kiezen voor zelfsturing met zelfroosteren.

Duidelijke positie van de planning

De kern is dat er duidelijke afspraken moeten zijn over het eigenaarschap van het thema personeelsplanning. Duidelijkheid die er voor zorgt dat er steeds iemand verantwoordelijk is voor een onderdeel van Workforce Management en dat hij/zij daarvan zelf ook bewust is. Kortom, de organisatie van Planning (wie, waar en hoe) moet goed geregeld zijn. Daarbij zijn andere voorwaarden ook belangrijk, zoals:

• het niveau (kennis en ervaring) van de planners en het leiderschap van afdelingsmanagers;
• een aanwezig cultuur van vertrouwen in elkaar, zodat het door de planners opgestelde rooster niet volledig herzien en aangepast wordt door medewerkers ondanks het toezicht van een manager;
• ondersteunende middelen, zoals planningssoftware.