In 5 stappen naar het ideale personeelsrooster

Als planner is het altijd weer een uitdaging om het rooster te maken. Al die informatie, wensen, kaders en belangen. In dit artikel vind je praktische tips waar je als planner op kunt letten. Hoe kom je tot het ideale rooster?

Wat is het ideale rooster?

Een rooster is een stuurelement om de gewenste kwaliteit te behalen. Het gaat hierbij zowel om de kwaliteit naar de klant maar ook om de doelstelling van de organisatie en de belangen van de medewerkers. Een rooster vormt een balans in deze 3 belangen. Om te komen tot een ideaal rooster zul je op strategisch, tactische en operationeel de juiste keuzes moeten maken en processen moeten inrichten.

In vijf stappen naar het ideale rooster

Om het ideale rooster te kunnen ontwerpen zul je als planner een aantal stappen moeten doorlopen. Als je deze stappen consequent doorloopt zul je zien dat het rooster steeds beter wordt en alle belangen goed zijn vertegenwoordigt. De stappen zijn gebaseerd op de Planningsschijf van 6.

Stap 1: Voorbereiding

Roosterdoelstelling bepalen

Wat wil je bereiken met de planning? Een plandoelstelling zegt iets over het resultaat dat je wilt behalen rondom planning. Het is als planner belangrijk om te weten wat je doelstelling is voor het rooster. Zijn dat bepaalde kosten? Is de focus gericht op klanttevredenheid? Of hangt de roosterdoelstelling samen met de tevredenheid van medewerkers? Met de roosterdoelstelling leg je de link met de missie en visie van de organisatie en/of afdeling.

Kaders, randvoorwaarden en teamafspraken in beeld

Wat zijn de kaders en randvoorwaarden waarmee jij binnen je organisatie te maken hebt? Hierbij kun je denken aan de ATW, CAO, organisatiebeleid, afdelingsafspraken, vaste roosterwensen en individuele afspraken. Deze kaders zijn met elkaar verbonden en er geldt een zekere hiërarchie:

Rollen en verantwoordelijkheden kennen

Wie heeft welke rol in het roosterproces en wie is waarvoor verantwoordelijk? Als planner of roosteraar ben je slechts één van de schakels in het roosterproces. Weet goed wie er nog meer betrokken zijn en wat je van de ander kan verwachten. Bewaak waar je als planner zélf verantwoordelijk voor bent en waar je verantwoording voor wilt nemen.

Stap 2: Gegevens verzamelen

Checken van de klantvraag

Welke wijzigingen zijn er in de klantvraag voor komende roosterperiode? Als planner ga je voor de komende roosterperiode achterhalen wat de klantvraag is en checken of er wijzigingen zijn op de geplande klantvraag. Vanuit tactisch niveau is er reeds een inschatting gemaakt van de klantvraag, de bezettingseisen en de dienstenset. De roosteraar gaat nu op operationeel niveau checken of deze gegevens nog kloppen voor de komende roosterperiode.

Vaststellen van de beschikbaarheid van personeel

Welke onbeschikbaarheid of krimp is reeds bekend en kan je al meenemen bij het ontwikkelen van het rooster? Als planner ga je voor de komende roosterperiode informatie verzamelen over de (on)beschikbaarheid van de medewerkers. Op tactisch niveau is hiervoor reeds een eerste uren-inschatting van gemaakt (denk hierbij aan einde contracttermijn, einde dienstverband, langdurig zieken, zwangerschapsverlof, re-integratie trajecten, vakantie, overleg en OR-uren). Op operationeel niveau gaat de planner deze gegevens vervolgens concretiseren, checken en aanvullen met losse roosterwensen, opleidingsdagen en extra overleggen.

Vaststellen behoefte aan flexibiliteit

Is er een match tussen vraag en aanbod of is er een tekort/overschot? Wanneer de klantvraag en beschikbaarheid van personeel bekend is, kan de roosteraar een  inschatting maken van de behoefte aan flexibiliteit. Is het voor de komende roosterperiode mogelijk om de bezettingseisen en dienstenset met de vaste formatie in te vullen of is er behoefte aan andere vormen van flexibiliteit? Lees hier meer over flexibiliteit. Als planner onderneem je op tijd actie voor een optimale match.

Stap 3: Rooster ontwikkelen

Een passende planningshorizon

De planningshorizon is de termijn waarvoor je het rooster gaat maken. Vaak is dit een 4-weeks rooster maar regelmatig zie je ook dat een rooster 2 of 3 maanden vooruit wordt gemaakt. In de zorg zie je bv dat roosteraars vaak in één keer een zomerrooster maken van 2-3 maanden. Een rooster met een lange planningshorizon biedt de medewerkers meer voorspelbaarheid maar geeft ook het risico’s op veel wijzigingen en noodzakelijke bijsturing. De keuze in planningshorizon hangt samen met de aard en hectiek van het werk en de wisselingen in beschikbaarheid van medewerkers.

Keuze in roostermethodiek

Begin je met een ‘leeg rooster’ en ga je deze vanaf het begin opbouwen? Of kies je voor een basisstructuur die je verder gaat fine-tunen en invullen? Iedere roosteraar heeft hierin zijn eigen voorkeuren en ook de organisatie kan hier beleid over afgesproken hebben. De keuze in roostermethodiek wordt nader beschreven in het volgende artikel: Roostermethodieken

Diensten toekennen aan medewerkers

Hoe begin je met roosteren? Hiervoor is een apart artikel gemaakt met belangrijke tips. Lees hier alles over het ontwerpen van een rooster: 10 gouden tips

Stap 4: Rooster bijsturen

Anticiperen op onplanbare wijzigingen

In de tijd tussen het publiceren van een rooster en de realisatie, zit de fase van bijsturen. Hierbij gaat het om het bijsturen van roosters voor ruilingen, onplanbare personele wijzigingen (zoals kortdurend ziekte verzuim, bijzonder verlof en losse vrije dagen) maar ook wanneer het werkaanbod hoger of lager is dan verwacht. Afhankelijk van de inrichting van de planorganisatie ligt deze taak bij de roosteraar of bij iemand anders.

Reactiestrategieën ontwikkelen

Als planner wéét je dat er altijd wijzigingen zullen komen in het gepubliceerde rooster. Hierbij kun je denken aan opschalen of afschalen op korte termijn. Het is belangrijk om voor al deze situaties reactiestrategieën te ontwikkelen. In een reactiestrategie staat beschreven welke stappen je doorloopt bij die specifieke vorm van afwezigheid, de volgorde die je hierbij hanteert en de (kwaliteits-) keuzes die je maakt. Met de strategieën zorg je dat processen efficiënt, transparant en overdraagbaar verlopen.

Keuze in flexibiliteit

Bij het invullen van reactiestrategieën kan gebruik worden gemaakt van diverse vormen van flexibiliteit zoals functionele flexibiliteit, teamflexibiliteit, uren flexibiliteit middels JUS of flexschillen en het flexbureau. Lees meer over flexibiliteit.

Stap 5: Rooster evalueren

Rapporteren, analyseren en adviseren

Om roosters continue te verbeteren is het belangrijk om op grond van rapportages en analyse verbetervoorstellen op te stellen. Hiermee voorkom je dat je steeds dezelfde wijzigingen moet aan brengen of dat je wijzigingen aan moet brengen die vanwege oorzaken te voorzien waren geweest. Met evalueren zorg je dat de PDCA-cyclus rond wordt gemaakt en doelstellingen gehaald worden.

Bepaal de gewenste kwaliteit van de roosters 

Wat is een goed rooster? Dat hangt er van af aan wie je het vraagt. Het roosterproces kent immers vele stakeholders en in een rooster komen veel belangen samen. Afhankelijk van aan wie je de vraag stelt, krijg je daardoor andere antwoorden op de vraag naar wat een goed rooster is.  Zorg dus dat er duidelijke KPI’s zijn vastgesteld waar je als roosteraar op kunt sturen.  

Terugkoppeling aan stakeholders

De uitkomsten van de evaluatie worden teruggekoppeld in het overleg met de stakeholders. Dit kan het overleg zijn op operationeel niveau maar de uitkomsten kunnen ook gedeeld worden in het tactische planningsoverleg. Zo krijgt elk niveau input om de planning en roostering verder te optimaliseren.

Hoe kan PlanMen jou ondersteunen?

Wil je meer weten over het ontwerpen van roosters of het professionaliseren van het roosterproces? Lees één van onderstaande artikelen of neem contact op met PlanMen via 088- 825 2525.