team samenstelling

Het ideale team … wat is dat voor jou? Hoe ziet jouw perfecte en flexibele teamsamenstelling eruit? Hier zijn 4 tips om je ideale team samen te stellen.

Het vertrek van een medewerker wordt vaak gezien als een uitdaging. Hoe ga je de uren invullen en de kennis vervangen? Elke keer als een medewerker vertrekt, is dit echter een kans om naar je ideale team toe te werken. Maar weet je hoe jouw ideale team eruit ziet? Lees hier de 4 tips.

  1. Bereken hoeveel uur aan werk je per week hebt

    Het berekenen is niet makkelijk. Het kost vaak meer uitzoekwerk dan verwacht. De basis is echter wel altijd hetzelfde: Je hebt een klant (of patiënt, of product) en per klant wil je bijvoorbeeld 1 uur besteden. Als je 500 klanten verwacht, heb je dus 500 uur nodig.
    Vaak maakt de financiële afdeling hier ook een berekening van. Maar komt dit overeen met jouw werkelijkheid? Kijk altijd kritisch naar aangeleverde cijfers. Als jouw medewerkers per klant meer tijd moeten besteden dan heb je meer tijd nodig. Is het aantal (of soort) klanten anders dan heeft dit ook invloed.
    Het is belangrijk om te weten of de verwachtingen van je organisatie gelijk zijn aan jouw eigen beeld.

  2. Onderzoek wat je werkpatroon is

    Je hebt gemiddeld 500 uur per week nodig. De ene week zijn dit 300 uur. De andere week 700 uur. Vaak lijkt er geen patroon in te zitten. Toch is dat er bijna altijd. Bij mooi weer heb je bijvoorbeeld meer klanten. Of in de zomer heb je juist minder klanten in verband met de vakantie. Zelfs als je werkaanbod heel stabiel lijkt, is het slim om goed te onderzoeken of je toch een patroon ziet. Zo weet je op welk moment je de meeste medewerkers nodig hebt.

    Van het uitzoeken van deze zaken krijgen de meeste mensen weinig energie. Het is verleidelijk om te denken “ik weet het zo ook wel”. Maar stel jezelf eens de vraag hoe vaak je op het laatste moment toch een uitzendbureau moet bellen. Of dat de wachtrij zo lang is dat klanten naar een andere organisatie gaan. De tijd nemen om kritisch na te denken hoeveel werk je wanneer verwacht, helpt deze situaties vaker te voorkomen.

    Maar je bent er nog niet. Als je weet hoeveel uur aan werk je hebt, weet je nog niet hoeveel medewerkers je nodig hebt. Want je team bestaat uit mensen. Mensen die ziek worden en op vakantie gaan of om een andere reden niet kunnen werken. Dit betekent dat je uiteindelijk meer uur aan “mensen” nodig hebt dan dat je aan uren werk hebt.

  3. Maak een plan voor als je medewerkers afwezig zijn

    Als je medewerkers afwezig zijn vanwege bijvoorbeeld vakantie, ziekte of een opleiding, dan heb je de volgende keuzes:

    a. Medewerkers uit je team extra laten werken
    Hier moet je goede afspraken over maken. Je vraagt medewerkers om op bepaalde momenten in het jaar extra te werken. Voor een medewerker met een vaste vrije dag, of een groot contract, is dat misschien helemaal niet zo makkelijk. En wie weet zijn ze zelf wel op vakantie op het moment dat je ze nodig hebt. Het voordeel van deze oplossing is dat je een stabiel team houdt en geen kennis verliest.

    b. Mensen van buiten je team laten invallen
    Als je buiten je team naar vervanging zoekt, dan is het belangrijk goede afspraken te maken met derden. Niemand kan zomaar een “blik met mensen opentrekken”. Hoe beter jij weet wanneer en hoeveel mensen je nodig hebt, hoe beter zij kunnen leveren. Het voordeel van deze oplossing is dat het zoeken naar vervanging je minder tijd kost.

    c. Het werk laten liggen
    Dit is een mogelijk heel interessante oplossing. Je kunt dit doen als je je werkaanbod kunt aanpassen aan het aantal aanwezige medewerkers. Lukt dit of ligt er na alle vakanties dan zo’n berg werk te wachten dat de werkdruk te groot wordt?
    Welke oplossing je ook kiest, als je hele team tegelijkertijd op vakantie wil, heb je een probleem. Je kunt hier rekening mee houden met de samenstelling van je ideale team. Het is fijn als de vakantiewensen in je team gevarieerd zijn. 

  4. Zorg voor flexibiliteit van je medewerkers

    Heb je ook te maken met een gevarieerd werkaanbod? Dan zijn flexibele medewerkers cruciaal. Hoe zorg je hiervoor? De eerste reactie is vaak: “kleinere contracten aannemen”. Het klopt: grote contracten zijn minder flexibel. Grote contracten kunnen makkelijk minder uren werken. Deze uren inhalen is vaak de uitdaging: hoe plan je iemand extra uren in als deze normaal gesproken al 5 dagen per week werkt? Toch is dit niet het hele verhaal.

    Zijn kleinere contracten altijd flexibeler? Niet automatisch! Dit hangt af van de afspraken die je maakt met je medewerkers. Een contract van 24 uur is flexibel als je de afspraak hebt “je bent 5 keer per week inzetbaar”. Als de afspraak is “je werkt 3 keer per week, en soms wat meer of minder” dan is dit contract al minder flexibel.

    “Maar dat is toch niet eerlijk? Dan moet een 24 uur contract net zo vaak komen als medewerkers met een 40 uur contract!”. Dit is precies waarom het belangrijk is je ideale team voor ogen te houden. Je weet dan waar je naar toe wilt werken. Je kunt medewerkers aannemen die daarbij passen. En je kunt met je medewerkers bespreken hoe je ideale team eruit ziet. Naast flexibiliteit kan een kleine omvang of stabiliteit voor je team ook heel belangrijk zijn. Wellicht zijn een paar 40 uur contracten in je team dan heel waardevol.

Meer over flexibiliteit

In dit artikel heb je 4 tips gekregen voor je ideale team. Natuurlijk zijn er nog meer aspecten die een rol spelen bij het samenstellen van het ideale team. Maar met bovenstaande 4 tips kun je een goed begin maken. Wil je meer lezen over flexibiliteit? Lees dan een van de volgende artikelen:

Wil je direct contact met PlanMen om van gedachte te wisselen over flexibiliteit in jouw organisatie? Bel 088 – 825 25 25 of stel ons jouw vraag.

Stel jouw vraag

Voornaam *

Organisatie *

Telefoonnummer *

E-mail *

Mijn vraag *


4 tips om je ideale team samen te stellen 2020-09-16T15:56:14+02:00
PlanMen https://www.planmen.com

Hoe zorg je voor een ideale teamsamenstelling? Je kijkt naar de capaciteitsvraag en jouw formatie. 4 tips om je hierbij te ondersteunen.