Facebook Twitter Linkedin

Blog en kennisclip: Word in 8 stappen een betere WFM-er.

PlanMen begeleidt en coacht vaak beginnende planners in hun vakgebied. Word door het toepassen van onderstaande 8 stappen een betere WFM-er. En geloof me, het werkt echt.

Stap 1: Zorg ervoor dat je je werk goed kunt doen.

  • Om je werk goed te kunnen doen, heb je een rustige en opgeruimde werkplek nodig.
  • Daarnaast is een aparte overlegruimte wenselijk.
  • Natuurlijk beschik je over het juiste gereedschap zoals de juiste software, maar ook hardware zoals twee beeldschermen om het overzicht te kunnen behouden.
  • Eventueel een token om een keer in alle rust thuis te kunnen werken.
     

Stap 2: Maak een planning voor je planning.

  • Maak een dag-, week-, maand- en jaarplanning zodat je weet wanneer je welke taak moet doen, bijvoorbeeld wanneer begin je met de vakantieplanning.
  • Plan ruimte in je agenda voor spoedklussen, want er kunnen altijd vragen tussen door komen.
  • Zorg voor structuur in je werkdag.
  • Plan bijvoorbeeld twee mailmomenten in of stel een spreekuur in voor medewerkers.
  • Plan overdrachtsmomenten in voor jou en je collega’s. Dit schept duidelijkheid in wanneer jij je werk af hebt.

Stap 3: Maak duidelijke werkafspraken.

  • Ben jij verantwoordelijk voor alle stappen uit de schijf van 6?
  • Of zijn de stappen verdeeld over verschillende rollen?
  • Duidelijke werkafspraken zorgen ervoor dat je weet waar jouw taak begint en eindigt.
     

Stap 4: Weet welke resultaten gehaald moeten worden.

  • Zorg dat je weet welke resultaten de organisatie wil behalen zodat je je rooster daarop kunt baseren.
  • Geef ook duidelijk aan als jij ziet dat de gewenste resultaten op dit moment niet haalbaar zijn! Bijvoorbeeld doordat er momenteel niet voldoende mensen beschikbaar zijn om een sluitend rooster te maken.
  • Maak duidelijke ‘to the point’ analyses waarom de resultaten niet behaald kunnen worden.

Stap 5: Kaders en informatie.

  • Zorg dat je goed op de hoogte bent van werkafspraken met de medewerkers en/of afdelingen.
  • Ook dien je op de hoogte te zijn van regelingen met de Ondernemingsraad en/uit de CAO.
  • Wees goed op de hoogte van de regelingen in de Arbeidstijdenwet, want deze gelden voor iedereen en gaan boven alle andere afspraken.
  • Zorg dat je geïnformeerd blijft over nieuwe beslissingen. In de praktijk kan dit lastig zijn maar zorg dat een ieder weet dat een planner verder vooruit werkt en plant dan de rest van de organisatie, en dus ook vanaf het begin aangehaakt dient te worden en te blijven.

Stap 6: Maak gebruik van standaard formats.

  • Om je werk makkelijker te kunnen structuren, kun je gebruik maken van standaard formats voor het aanleveren van informatie. Zo kun je een document maken voor het ruilen van een dienst zodat je altijd de volledige informatie krijgt aangeleverd.
  • Een standaard format kun je ook gebruiken bij het aanleveren van informatie aan het management.

Stap 7: Communicatie.
Wees je ervan bewust dat communicatie uit drie onderdelen bestaat: inhoud, procedures en relatie. Als planner communiceer je veel en dit gaat niet altijd soepel. Probeer dan te achterhalen in welk onderdeel het mis gaat.

Over inhoud en procedures kun je het makkelijk eens worden. Maar als de relatie niet goed is, is dat lastiger ter sprake te brengen.

Probeer dit toch bespreekbaar te maken, bijvoorbeeld door een 1-op-1 gesprek aan te vragen en in dit gesprek aan te geven waar je moeite mee hebt en of die ander dat ook zo ervaart. Kom je er samen niet uit, zorg dan dat je manager hier van op de hoogte is en werk samen naar een oplossing.

Stap 8: Ken het werk dat je plant.

WFM is een ondersteunende afdeling binnen elk bedrijf. Een goede planning maakt goed werk mogelijk.

  • Loop periodiek mee met een medewerker zodat je begrip krijgt voor het werk dat je inplant. Zo snap je de omstandigheden en de uitdagingen van medewerkers beter. Dat kun je weer gebruiken bij het maken van een goede planning.
  • Je kunt dit ook omdraaien: laat eens medewerkers meekijken in de keuken van WFM. Zo kweek je ook begrip voor jouw werk en uitdagingen!

PlanMen helpt je graag met het uitvoeren van bovenstaande stappen. Ook staan wij open voor alle vragen.