Facebook Twitter Linkedin

Blog en kennisclip: Centraal of decentraal plannen?

Wie maakt bij jullie in de organisatie het rooster? Is dat iemand binnen het team die dat erbij doet? Of hebben jullie een officiële planner die dit voor meerdere teams tegelijk doet? En zit die planner dan op locatie of op een centraal planbureau? Wie stuurt er op de dag zelf het rooster en de bezetting bij? Is dat het team of wordt dit centraal opgepakt?

In veel organisaties spelen er vragen over de positionering van het planningsproces en je raadt het al… iedereen maakt er andere keuzes in! Zo zijn er zorginstellingen die voor de uitvoering bewust kiezen voor centrale planning op één locatie en taken verschuiven vanaf de teams naar een centraal planbureau. En er zijn ook organisaties en instellingen die er voor kiezen om de uitvoering van het planningsproces meer bij de teams zelf neer te leggen en minder centraal aan te sturen.

Waar je ook voor kiest… het is allemaal goed als je het linkt aan je organisatie! De belangrijkste vraag is namelijk: waar sta je op dit moment als organisatie en waar wil je als organisatie naar toe groeien in de komende 3 tot 5 jaar? Afhankelijk van het antwoord op deze vragen positioneer je de uitvoering centraal of decentraal of kies je een tussenweg, een hybride vorm.

We geven je graag een aantal overwegingen waarmee je beter kunt kiezen voor centraal of decentraal:

Een organisatie die onder curatele is gesteld had één belangrijke doelstelling: binnen de business case blijven. Er werd te veel geld uitgegeven aan uitzendkrachten en het bleek dat ook de vaste basis bezettingseisen te hoog waren t.o.v. het budget. Deze organisatie heeft gekozen voor centrale planning om meer grip te krijgen op de kosten en de inzet van medewerkers.

Een andere organisatie heeft te maken met een fusie van meerdere instellingen/locaties en wilde meer eenheid en uniformiteit realiseren. Zij kozen vanwege die reden tot centralisatie van de planning en gelijke roosterspelregels voor alle medewerkers.

Weer een andere organisatie kiest voor zelfsturende teams en kiest er voor om de verantwoordelijkheid voor de roosters deels bij de teams neer te leggen en tegelijk ook centraal door een overkoepelend capaciteitsbureau op te zetten voor het borgen van de planningsexpertise en het ontlasten van de teams.

Past (de-)centraal plannen bij jouw organisatiecultuur?
Het is belangrijk om te kijken of de positionering van het planningsproces aansluit bij je huidige organisatie- en roostercultuur. Is de roostercultuur ondersteunend aan de gewenste positionering of zit er een grote gap en daardoor veel wrijving en inefficiëntie? Wat laten medewerkers, planners en managers op dit moment in de dagelijkse praktijk zien en wat zegt dit over een goede positionering van de uitvoering?

Een paar voorbeelden:
Als afdelingen in een organisatie niet gewend zijn om met elkaar samen te werken en je gaat vervolgens de verantwoordelijkheid voor de uitvoering volledig decentraal beleggen bij de afdelingen, dan ben je als afdeling erg kwetsbaar en zal de opvang van personele uitval lastig worden.

Als teams professioneel zijn en eigen verantwoordelijkheid tonen ten aanzien van het planningsproces, dan zal centralisatie als bedreigend worden ervaren en kan de positieve sfeer omslaan.

Als de organisatie nog weinig gestandaardiseerd heeft rond het roosterproces en veel zaken ad hoc worden opgelost, dan zal een decentrale positionering wellicht zorgen voor extra chaos.

Waar kun je aan denken als het gaat om roostercultuur? Wat is dat eigenlijk, een roostercultuur?

  • De mate van samenwerking binnen de organisatie
  • Professionaliteit van de teams als het gaat om roosters en bezetting
  • Elkaar aanspreken op gemaakte afspraken
  • Naleven en borgen van het roosterbeleid
  • Stijl van leidinggeven en mate van autonomie
  • Gestructureerd overleg over personeelsplanning en verbeteringen
  • Mate van zeggenschap van medewerkers in het rooster en verworven rechten
  • Plannings-volwassenheid van de organisatie : er gebeuren veel zaken ad hoc, zijn zaken gestandaardiseerd of wordt er bewust gemanaged en geoptimaliseerd?
  • De veranderingsbereidheid van medewerkers

We weten allemaal dat cultuurverandering een proces van jaren is en dat het lastig is om op gedragsniveau grote veranderingen te realiseren. Houd daarom bij de positionering van de uitvoering rekening met de huidige cultuur en zorg dat er niet een te grote gedragswijziging in één keer wordt gevraagd. Kijk welke vorm aansluit bij jullie cultuur!

Wat zijn kenmerken van (de)centrale planning?
We hebben het steeds over centraal en decentraal maar wat zijn nu de kenmerken van een centrale of decentrale positionering? In onderstaand overzicht staan de belangrijkste aspecten op een rijtje.

Centraal versus decentraal

In dit overzicht staan de uitersten maar in de praktijk komen we heel veel hybride vormen tegen zoals:

  • Een organisatie maakt de roosters per cluster/RVE en de dagsturing wordt centraal opgepakt.
  • Een andere organisatie heeft basisroosters die centraal worden gemaakt en beheerd en de opvang van flexibiliteit gebeurt per cluster. 
  • Een andere organisatie bestaat uit 12 locaties waarbij iedere locatie zijn eigen planner en flexpool heeft.

Belangrijk is om te realiseren dat de inrichting van de planningsorganisatie vaak beweegt. Als het een paar jaar centraal is georganiseerd dan zie je daarna vaak weer een beweging naar decentrale organisatie om deze voordelen weer te benutten en in te zetten in de organisatie. Is de planningsorganisatie al een paar jaar decentraal georganiseerd, dan is er vaak behoefte aan meer uniformiteit en is er een beweging naar centraal. Nogmaals: er is geen goed of fout. Het is een beweging die past bij de organisatie en de fase waarin je zit en waar je naar toe wilt groeien.

Wie is eindverantwoordelijk voor de planning?
De positionering van het planningsproces zegt nog niets over de verantwoordelijkheden binnen het planningsproces. Wie is eindverantwoordelijk voor het planningsproces en wie is op onderdelen eigenaar?

Over de eindverantwoordelijkheid kan ik eigenlijk heel kort zijn: dat is volgens ons altijd iemand van het primaire proces. Deze persoon moet uiteindelijk een keuze maken tussen de belangen van de zorg – medewerkers – bedrijfsvoering. Bij het primaire proces moet dus ook de verantwoordelijkheid liggen voor het planningsproces.

Naast het benoemen van de eindverantwoordelijkheid is het goed om op álle onderdelen van het planningsproces eigenaars aan te wijzen. Er moeten duidelijke afspraken komen die ervoor zorgen dat voor ieder onderdeel van de personeelsplanning een verantwoordelijke is en dat de persoon zich daarvan zelf ook bewust is. Denk hierbij aan verantwoordelijken voor het toekennen van de budgetten, vaststellen van de bezettingseisen, opstellen van capaciteitsplanningen, maken van de roosters, dagsturing en controle op de personele inzet in uren én euro’s.

Tot slot
Ik heb jullie iets verteld over centraal of decentraal plannen. Kern van deze blog is dat elke variant voor- en nadelen heeft en dat het belangrijk is om deze situationeel af te stemmen op de organisatie en de fase waarin deze zich bevindt. Hierbij is het belangrijk om rekening te houden met de cultuur van de organisatie en te grote gedragsveranderingen te vermijden. Waar je de uitvoering ook positioneert, het primaire proces is wat ons betreft altijd eindverantwoordelijk voor het planningsproces. Op onderdelen moet je eigenaren aanwijzen die een stukje van het planningsproces onder hun beheer hebben.

Heel veel succes en als je vragen hebt of advies wilt over dit onderwerp, neem dan contact met ons op via info@planmen.com of tel. 088-825 25 25.