7 vormen van flexibiliteit binnen organisaties

Flexibiliteit in de personeelsinzet is nodig voor een optimale afstemming tussen personeelscapaciteit en klantvraag. Fluctuaties in klantvraag en (onplanbare) afwezigheid van medewerkers vragen om flexibiliteit in de personeelscapaciteit. Een goede afstemming tussen werk en medewerkers zorgt voor: meer klanttevredenheid, hogere medewerkerstevredenheid en meer doelmatigheid en efficiency. Om flexibiliteit te creëren onderscheidt PlanMen 7 vormen van flexibiliteit.

De 7 vormen van flexibiliteit

De behoefte aan flexibiliteit kan op verschillende manieren worden ingevuld. Het is de uitdaging om een passende set van flexibiliteitsmaatregelen te kiezen. Hier volgen de belangrijkste vormen of flexibiliseringsmaatregelen:

1. Contract-flexibilisering

Middels verschillende contractvormen inspelen op de behoefte aan flexibele inzet: fulltime/parttime, min/max, bepaalde/onbepaalde tijd, vast/oproep. Door de wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) is deze vorm van flexibilisering lastiger en duurder geworden.

2. Seizoen-flexibilisering

Met de Jaaruren Systematiek (JUS) inspelen op flexibele inzet van contacturen over het jaar. Deze vorm kan alleen uit een contract met vaste uren (zowel bepaalde als onbepaalde tijd) gehaald worden. Vanuit de CAO kunnen er beperkingen worden opgelegd aan deze vorm van flexibilisering.

3. Formatie-flexibilisering

Een bepaald percentage van het formatiebudget wordt opgevuld met vaste contractverplichtingen en het overige deel wordt ingezet middels een flexpool. De flexpool is een aparte afdeling met medewerkers die afdeling-overstijgend ingezet kunnen worden. Vaak wordt als regel aangehouden 80% vast – 20% flex, maar dit kan per afdeling verschillen. Zie hiervoor artikel:  Flexibele schillen

4. Rooster-flexibilisering

Met de juiste roostermethodiek wordt ingespeeld op de behoefte aan flexibiliteit. Dit kan in de vorm van reservediensten. Er is dan een basisrooster waarbij een bepaald gedeelte van de zorgvraag vooraf wordt ingeroosterd en het overige gedeelte (de reserve) wordt op het laatste moment ingezet al naar gelang de behoefte. Vaak wordt de regel gehanteerd 80% basisrooster – 20% korte termijn, maar dit kan variëren.
Daarnaast kun je ook denken aan het inzetten van consignatiediensten en bereikbaarheidsdiensten. Hiermee wijs je vooraf mensen aan die bij een oproep direct arbeid kunnen gaan verrichten.

Flexibilisering van de roosters vraagt om een goede voorspelling van de klantvraag. Daarnaast vraagt het om flexibiliteit van medewerkers die op korte termijn ingezet kunnen worden.

5. Functionele-flexibilisering

Flexibele inzet door medewerkers andere werkzaamheden te laten doen. Denk aan de gehandicaptensector waar men eerst cliënten helpt met opstaan, douchen en ontbijten. Vervolgens gaan dezelfde medewerkers mee naar de dagbesteding om daar te ondersteunen bij de werkzaamheden.

6. Locatie-flexibilisering

Flexibele inzet door op een andere afdeling/locatie te werken. Deze vorm wordt ook wel ‘vlinderen’ genoemd. Medewerkers kunnen op een aantal vooraf geselecteerde afdelingen hetzelfde werk doen ter vervanging van collega’s of omdat de zorgzwaarte onverwacht hoog is. Deze vorm van flexibilisering vergt wel een bepaalde mate van standaardisering van werkprocessen.

7. Werktijd-flexibilisering

Flexibele inzet door steeds wisselende diensttijden en dienstlengtes. Bij deze vorm worden de tijden per dag afgestemd op de klantvraag en maatwerk geleverd. Hierbij kun je ook denken aan gebroken diensten. De normen uit de arbeidstijdenwet en de dagelijkse rust vormen een belangrijk kader.

10 aandachtspunten bij de keuze in vormen van flexibiliteit

De keuze van de flexibiliteit is van veel factoren afhankelijk. Het gaat er om de vormen van flexibiliteit te kiezen die passen bij jóuw organisatie. Hierbij dien je rekening te houden met de volgende aspecten:

1. De aard van het primaire proces: een specialistische afdeling vraagt andere vormen van flexibiliteit dan een generieke afdeling.
2. Kwaliteitseisen van het primaire proces: wanneer vaste gezichten op de werkvloer noodzakelijk zijn en zo min mogelijk wisselingen in bezetting dan kies je voor andere vormen van flexibiliteit.
3. Dynamiek van de klantvraag: de klantvraag kan stabiel zijn of fluctuerend, een hoge of lage voorspelbaarheid hebben en meer of minder urgent zijn (dwz de mogelijkheid om te schuiven met de klantvraag).
4. Opbouw personele formatie: de verhouding fulltime/parttime, type contracten en kwalitatieve invulling  van het formatiebudget.
5. Patronen in de afwezigheid: is het zomerverlof geconcentreerd in de 6 weken schoolvakantie of is deze verspreid over een langere periode?  
6. Karakter van de organisatie: Wat is de bestaande roostercultuur? Welke flexibiliteit kun je van medewerkers vragen en wat is de bereidheid om op andere afdelingen bij te springen?
7. De situatie op de arbeidsmarkt: een krappe arbeidsmarkt vraagt om andere flexibiliseringsmaatregelen dan een ruime arbeidsmarkt.
8. Roosterbeleid van de organisatie: Welke afspraken gelden er in de organisatie en wat is de ruimte om hierin te flexibiliseren? Wat is de rol van de OR?
9. Grenzen ATW en CAO: welke bepalingen zijn opgenomen over bijvoorbeeld maximum aantal nachtdiensten, weekenddiensten of oproepkrachten?
10. Geografische afstand: zijn er meerdere locaties en liggen deze op grote afstand van elkaar of kunnen deze elkaar ondersteunen in flexibiliteit?

Stel een flexibiliteitsplan op

Een flexibiliteitsplan geeft per afdeling aan hoe groot de flexibiliteitsbehoefte is en hoe je hierin gaat voorzien. In het plan geeft je aan van welke flexibiliteitsvormen gebruik wordt gemaakt en welke afspraken hierover zijn gemaakt met de verschillende groepen medewerkers. Zeker gezien de WAB (Wet Arbeidsmarkt in Balans) is het belangrijk om een gedegen plan te hebben voor de flexibele inzet en alle vormen van flexibiliteit in samenhang te bezien.

Meer over flexibiliteit

Er zijn veel mogelijkheden om de personeelscapaciteit te flexibiliseren. In dit artikel zijn 7 vormen van flexibiliteit toegelicht. Wil je meer weten over flexibiliteit?

Wil je direct contact met PlanMen om van gedachte te wisselen over flexibiliteit in jouw organisatie? Bel 088 – 825 25 25 of stel ons jouw vraag.

Stel jouw vraag