Facebook Twitter Linkedin

Blog: Hoe maak je een personeelsrooster?

Als planner is het altijd weer een uitdaging om het rooster te maken. In deze blog vind je een aantal praktische tips hoe je dit efficiënt kunt aanvliegen.

Eén van de valkuilen bij het maken van het rooster is dat je direct wilt beginnen. Echter net als bij andere situaties, is het verstandig eerst informatie te verzamelen.

Een voorbeeld: in het dagelijks leven ga je ook niet naar de supermarkt en bedenk je pas wat je nodig hebt als je binnen staat. Nee, je kijkt eerst in de koelkast en in de voorraadkast om te bepalen wat je nodig hebt. Vervolgens kijk je in je portemonnee of je geld hebt, je pinpas en je bonuskaart bij je hebt. Als laatste bedenk je voor wie je gaat koken en naar welke supermarkt je gaat (in het WFM-vak noemen we dit forecasting). Dan vraag je je af voor hoeveel mensen je dit keer gaat koken en welke speciale wensen zij hebben (dit noemen we dagsturen). Als je dit weet, dan pas ga je boodschappen doen (roosteren).

Dus ook bij het maken van het rooster lukt het pas goed als je eerst gegevens verzamelt.

Forecasting
De belangrijkste gegevens per week zijn:

  • de minimaal benodigde diensten per dag;
  • het aantal employees van de afdeling, inclusief de arbeidsduur (fulltime of deeltijd);
  • de afwezigheidscijfers (ziektepercentage van afdeling, het jaarlijks verlof,  de trainings- en/of overleguren en zorgverlof- en OR-uren berekend naar een gemiddelde per fulltimer);
  • de uren die door de flexpool en/of uitzendbureaus worden ingevuld;
  • welke regels en normen worden gebruikt (ATW, cao, Rooster- en/of afdelingsbeleid);
  • de standaard wensen van de employees.
     

Dagsturen

  • de verdeling van fulltimers en deeltijders op de afdeling;
  • de wisselingen in het werk per week;
  • de presentatie van maandag t/m zondag, vanaf zondag, per 4 weken, per maand;
  • de wensen van de employees voor de betreffende periode.
     

Soorten personeelsroosters
Er zijn vier soorten roosters: collectief of individueel en daarbinnen uniek of repeterend. In deze blog wordt het collectief repeterende rooster - ook wel het cyclisch rooster - behandeld. Het principe hierbij is  dat de employee (of ploeg) na een week één regel naar beneden schuift. Dus na het bepaalde aantal weken begint de employee of de ploeg weer op regel 1.

Cyclisch Rooster
Hanteer daarbij de volgende uitgangspunten:

  • Bij de afspraak dat er weekend-op-weekend-af gewerkt wordt, heeft het rooster een even aantal weken. Alleen dan kan er weekend op weekend af gewerkt worden. Dus bij zeven regels komt een achtste regel extra.
  • Het principe van voorwaarts plannen wordt toegepast. Een volgende dienst heeft dezelfde begintijd of een later begintijd. Na een nachtdienst komt een vroege of ochtenddienst.
  • Wij zijn met lezen en schrijven gewend links bovenin te beginnen. Doe dit niet bij roosteren. De ervaring is dat er dan aan het eind lege regels of niet in te plannen diensten overblijven.

5 tips voor het opstellen van het juiste personeelsrooster.

De essentie bij deze 5 tips is dat het inplannen begint met de moeilijke diensten en daarna de steeds minder moeilijke, waarbij geëindigd wordt met de gemakkelijke diensten.

  1. Verdeel de diensten op de zaterdag en de zondag over de regels. Eerst nachtdiensten, dan avond- en tenslotte ochtend- en/of dagdiensten. Zorg voor volledige weekenden werk of vrij, dus plan geen gebroken weekenden in. Die ontstaan vanzelf wel als mutatie tijdens het dagsturen.
  2. Als er sprake is van nachtdiensten, vul dan de vrijdag ervoor ook met een nachtdienst. Het voordeel is dat er dan maar één employee (of ploeg) de nachtdiensten in dat weekend doet. Ook weet men dat er pas weer op woensdag een dienst gaat komen,
  3. De nachtdiensten hoeven nu alleen nog maar van maandag t/m donderdag ingevuld te worden. Deze vier kunnen in 1 week gezet worden; ook kunnen deze per twee worden verdeeld. Per twee is voordelig omdat de employee weinig tot geen last heeft van de ongemakken van nachtelijk werken. Technisch voordeel is dat na 14 uur rust weer een dienst mag.
  4. Het moeilijkste is geweest: weekenden en nachtdiensten. Nu staan alleen nog de overige diensten van maandag t/m vrijdag open. De avonddiensten zijn nu aan de beurt. De ervaring is nl. dat men het niet prettig vindt om 3 of meer avonddiensten achtereen te werken. Te vaak niet ’s avonds thuis, voor sportavonden of om de kinderen naar bed te brengen.
  5. De vroege diensten kunnen vervolgens ingepland worden en tenslotte de ochtend en/of de dagdiensten.

En voilà, de diensten zijn keurig verdeeld over het gehele rooster. Iedereen tevreden en zoals we aan het begin al zeiden, de boodschappen zijn gedaan (het rooster is compleet), de tafel is gedekt, eet smakelijk!
Louis Hegeman | Consultant | PlanMen