Facebook Twitter Linkedin

Blog: Het ideale team samenstellen is toch niet zo moeilijk?

Je zit letterlijk met je handen in je haar. Carola heeft net verteld dat ze een andere baan heeft gevonden. Het was zo’n topper. Hoe ga je haar ooit vervangen? Zuchtend begin je een mailtje naar HR te tikken… STOP!

Elke keer als een medewerker vertrekt, is dit een kans om naar je ideale team toe te werken. Maar weet je hoe jouw ideale team eruit ziet? Weet je het niet, dan ga je het contract van Carola vervangen met een nieuwe “Carola”. En is dit wel de beste keuze?

4 tips om je perfecte team samen te stellen

Tip 1: Bereken hoeveel uur aan werk je per week hebt.
Dit is niet zo makkelijk als het in eerste instantie lijkt. Het kost wellicht meer uitzoekwerk dan je verwacht. De basis is wel altijd hetzelfde. Ik heb een klant (of patiënt, of product…). Per klant wil ik bijvoorbeeld 1 uur besteden. Ik verwacht 500 klanten. Dan heb ik 500 uur nodig.

Vaak maakt de financiële afdeling hier ook een berekening van. Maar komt dit overeen met jouw werkelijkheid? Kijk altijd kritisch naar aangeleverde cijfers. Als jouw medewerkers meer tijd besteden per klant dan heb je meer tijd nodig. Is het aantal (of soort) klanten anders dan heeft dit natuurlijk ook invloed.

Natuurlijk is dit niet een makkelijke klus. Het is wel belangrijk om te weten of de verwachtingen van je organisatie gelijk zijn aan je eigen beeld. Dit heeft een directe invloed op het team dat je nodig hebt.
 

Tip 2: Onderzoek wat je werkpatroon is.
Je hebt gemiddeld 500 uur per week nodig. De ene week is dit 300 uur. De andere week 700 uur. Er lijkt geen patroon in te zitten. Maar dat zit er bijna altijd. Echt. Het is soms zoeken. Goed zoeken. Bij mooi weer heb je bijvoorbeeld meer klanten. Of in de zomer heb je juist minder klanten in verband met de vakantie. Zelfs als je werkaanbod heel stabiel lijkt, is het slim om goed te onderzoeken of je toch een patroon ziet. Zo weet je op welk moment je de meeste medewerkers nodig hebt.

Van het uitzoeken van deze zaken krijgen de meeste mensen weinig energie. Het is verleidelijk om te denken “ik weet het zo ook wel”. Maar stel jezelf eens de vraag hoe vaak je op het laatste moment toch een uitzendbureau moet bellen. Of dat de wachtrij zo lang is dat klanten naar een andere organisatie gaan. De tijd nemen om kritisch na te denken hoeveel werk je wanneer verwacht, helpt deze situaties vaker te voorkomen.

Maar je bent er nog niet. Als je weet hoeveel uur aan werk je hebt, weet je nog niet hoeveel medewerkers je nodig hebt. Want je team bestaat uit mensen. Mensen die ziek worden en op vakantie gaan of om een andere reden niet kunnen werken. Dit betekent dat je uiteindelijk meer uur aan “mensen” nodig hebt dan dat je aan uren werk hebt.
 

Tip 3: Maak een plan voor als je medewerkers afwezig zijn.
Als je medewerkers afwezig zijn vanwege bijvoorbeeld vakantie, ziekte of een opleiding, dan heb je de volgende keuzes:

a. Medewerkers uit je team extra laten werken.
Hier moet je goede afspraken over maken. Je vraagt medewerkers om op bepaalde momenten in het jaar extra te werken. Voor een medewerker met een vaste vrije dag, of een groot contract, is dat misschien helemaal niet zo makkelijk. En wie weet zijn ze zelf wel op vakantie op het moment dat je ze nodig hebt. Het voordeel van deze oplossing is dat je een stabiel team houdt en geen kennis verliest.

b. Mensen van buiten je team laten invallen.
Als je buiten je team naar vervanging zoekt, dan is het belangrijk goede afspraken te maken met derden. Niemand kan zomaar een “blik met mensen opentrekken”. Hoe beter jij weet wanneer en hoeveel mensen je nodig hebt, hoe beter zij kunnen leveren. Het voordeel van deze oplossing is dat het zoeken naar vervanging je minder tijd kost.

c. Het werk laten liggen.
Dit is een mogelijk heel interessante oplossing. Je kunt dit doen als je je werkaanbod kunt aanpassen aan het aantal aanwezige medewerkers. Lukt dit of ligt er na alle vakanties dan zo’n berg werk te wachten dat de werkdruk te groot wordt?

Welke oplossing je ook kiest, als je hele team tegelijkertijd op vakantie wil, heb je een probleem. Je kunt hier rekening mee houden met de samenstelling van je ideale team. Het is fijn als de vakantiewensen in je team gevarieerd zijn.
 

Tip 4: Zorg voor flexibiliteit van je medewerkers
Heb je ook te maken met een gevarieerd werkaanbod? Dan zijn flexibele medewerkers cruciaal. Hoe zorg je hiervoor? De eerste reactie is vaak: “kleinere contracten aannemen”. Maar dit is niet het hele verhaal. Het klopt: grote contracten zijn minder flexibel. Grote contracten kunnen makkelijk minder uren werken. Deze uren inhalen is vaak de uitdaging: hoe plan je iemand extra uren in als deze normaal gesproken al 5 dagen per week werkt?

Dus je neemt kleinere contracten aan. Zijn kleinere contracten flexibeler? Niet automatisch! Dit hangt af van de afspraken die je maakt met je medewerkers. Een contract van 24 uur is flexibel als je de afspraak hebt “je komt 5 keer per week”. Als de afspraak is “je werkt 3 keer per week, en soms wat meer of minder” dan is dit contract al minder flexibel.

“Maar dat is toch niet eerlijk? Dan moet een 24 uurs contract net zo vaak komen als medewerkers met een 40 uurs contract!”. Dit is precies waarom het belangrijk is je ideale team voor ogen te houden. Je weet dan waar je naar toe wilt werken. Je kunt medewerkers aannemen die daarbij passen. En je kunt met je medewerkers bespreken hoe je ideale team eruit ziet. Naast flexibiliteit kan een kleine omvang of stabiliteit voor je team ook heel belangrijk zijn. Wellicht zijn een paar 40 uurscontracten in je team dan heel waardevol.

Natuurlijk zijn er nog meer aspecten die een rol spelen bij het samenstellen van het ideale team. Maar met bovenstaande 4 tips kun je een goed begin maken. Wordt het te complex en heb je hulp nodig? Dan staat PlanMen natuurlijk voor je klaar.

Terug naar Carola. Het is jammer dat ze vertrekt, maar je weet precies welke stap je nu gaat zetten. Vol goede moed begin je aan een mailtje naar HR: “Carola gaat per 1 juni uit dienst. Ter vervanging zoek ik een medewerker met een 24 uurs contract. Deze medewerker moet minimaal 5 dagen per week beschikbaar zijn. Ik zoek iemand die in de zomervakantie extra kan werken.” Je drukt zelfverzekerd op de knop “verzenden”. Weer een stap dichterbij je ideale team!
Jorien van den Heuvel | Senior consultant | PlanMen