Facebook Twitter Linkedin

Blog: Grip op verlof binnen de zorgsector

Ieder jaar willen al jouw medewerkers tegelijk naar de Costa del Sol, maar als al je medewerkers tegelijk op vakantie zijn, wie zorgt er dan voor de cliënten?

Ieder jaar kom je als werkgever in hetzelfde spanningsveld terecht. Het opnemen van verlof is een recht van je medewerker. Als werkgever ben je dan ook bij wet verplicht om je medewerkers de gelegenheid te bieden om van dit verlof te genieten. Maar betekent dit dan ook dat je iedere aanvraag van een medewerker moet honoreren? En als je dit niet doet, hoe bepaal je dan welke aanvragen je wel of niet goedkeurt?

In deze blog vind je 3 fundamentele stappen om meer grip te krijgen op je verlof.

Stap 1: Creëer randvoorwaarden en kaders
Er zijn een aantal zaken die je kunnen helpen om het proces rondom verlof goed te laten verlopen.

  • Zorg dat je op de hoogte bent van de geldende wet- en regelgeving en CAO binnen jouw organisatie. Laat je door personeelszaken informeren wat de visie van jouw organisatie is op deze bepalingen.
  • Het is het belangrijk dat er een duidelijke visie op verlof is binnen jouw organisatie. Denk hierbij aan afspraken rondom het gespreid opnemen van verlof over het hele jaar. Dit is niet alleen in het belang van de organisatie, maar is ook belangrijk voor de medewerker zelf. De meeste medewerkers werken met onregelmatige diensten en daarom zijn verschillende rustmomenten in het jaar aan te bevelen. Er is namelijk uit onderzoek gebleken dat zowel fysieke als mentale rust bijdraagt aan een lager ziekteverzuim. Een goede afspraak is dat je medewerkers 1 week vakantie in het voorjaar opnemen, maximaal 3 weken in het hoogseizoen en 1 week in het najaar.
  • Een andere belangrijke richtlijn is het vaststellen van de data waarop jouw medewerkers hun verlof moeten aanvragen en jij deze goed- of afkeurt. Door dit ruim van te voren te doen, heb jij genoeg tijd om vervanging te regelen en zijn er nog genoeg vakantie accommodaties beschikbaar om te boeken voor je medewerker. Een goede afspraak is bijvoorbeeld dat je voor 1 mei de vakantieaanvragen van oktober t/m januari inventariseert. Januari neem je in deze periode mee zodat je de volledige kerstvakantie in beeld hebt. Maak ook afspraken over de verlofaanvragen die na de vastgestelde datum binnenkomen.
  • Maak afspraken over het vervangen van je medewerkers. Zorg dat je vastlegt hoeveel uur zij in bepaalde periodes extra gaan werken. Ga je gebruik maken van het flexbureau? Laat hen dan tijdig weten welke medewerkers je wanneer nodig hebt. Of ga je vakantiekrachten inhuren? Zorg dan dat je op tijd gaat werven.

Stap 2: Maak een vakantieplanner
Door het gebruiken van vakantieplanner krijg je inzicht in alle verlofaanvragen waarna je een afweging kunt maken of dit passend is. Helaas blijkt in de praktijk dat niet alle planningssoftware een goede functionaliteit hebben om dit inzicht te creëren. Of dat hier een aparte module voor ingekocht moet worden. Daarom is het verstandig om zelf een goede vakantieplanner op te zetten. Wat deze vakantieplanner je laat zien, is jouw beschikbare personeel ten opzichte van de gevraagde diensten.

In een vakantieplanner breng je alle factoren bij elkaar namelijk:

  • Benodigde diensten per dag in uren en aantal medewerkers.
  • Benodigde vaardigheden die gekoppeld zijn aan de dienst(en).
  • Beschikbare vaste en flexmedewerkers per dag en hun vaardigheden.
  • Beschikbare uren conform contracten + inventarisatie extra inzet.
  • Jaarplanning van vergaderingen, scholingen, cursussen.
  • Verloop van personeel door beëindiging van contracten, of aanpassingen van contractgrootte.
  • Langdurige ziekte en zwangerschapsverlof.
  • Reservering voor kortdurend niet planbare ziekte.
  • Inventarisatie van de verlofwensen van de medewerkers.

Zo krijg je een goed beeld of je het rooster sluitend kunt krijgen met het eigen personeel of dat je vervanging nodig hebt. Bij piekperiodes zoals de voorjaarsvakantie, najaar en Kerst is het aan te raden om alvast een rooster op te stellen alvorens de toekenning van verlof wordt gedaan. Dit maakt dat je zeker weet dat je op die momenten je rooster rond krijgt. Ook is het voor de medewerkers duidelijk wanneer ze (eventueel extra) moeten werken.

Let op: Een veel gemaakte fout is dat er wordt gerekend in uren en dat er geen rekening gehouden wordt met ATW regels.
 

Stap 3: Toekennen van verlof
Als werkgever ben je verplicht om je medewerkers hun verlof op te laten nemen. Dit betekent echter niet dat je ook verplicht bent om iedere verlof aanvraag naar wens van de medewerker goed te keuren.

Een voorbeeld uit de praktijk:
Alle vaders en moeders met kinderen op de basisschool willen in de 6 weken durende zomervakantie van hun kind verlof opnemen. De ene helft van je medewerkers wil graag de eerste 3 weken verlof en de andere helft wil dit graag in de laatste drie weken. Dit zou betekenen dat er in het weekend van de derde week vrijwel niemand aanwezig is. Dit is dus niet wenselijk.

In de CAO VT is hierover in artikel 6.4 het volgende opgenomen:
Instemming werkgever verlof aanvraag:
Uw werkgever moet in principe instemmen met uw verlofaanvraag. Hij mag alleen bezwaar maken als uw vakantie grote problemen oplevert voor het bedrijf (‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’). Of als er een collectieve vakantie is, zoals in de bouw en in het onderwijs.

De werkgever moet dan schriftelijk bezwaar maken, binnen 2 weken na ontvangst van uw vakantieaanvraag. Uw werkgever moet wel toestaan dat u op een ander moment vakantie opneemt.

Doordat je hier goed van op de hoogte bent, weet je dat je bovenstaande probleem dus mag en kan voorkomen.

Zorg dat je communicatie over het verlof wat je toekent helder is. Laat geen ruis ontstaan en sta achter de keuzes die je maakt. Deze heb je weloverwogen gemaakt en kan je goed uitleggen. Een belangrijk detail is dat je deze communicatie tijdig doet. Hou je aan de gestelde datum.

Tip: Zorg dat je jouw vakantieplanning goed voorbereid met alle beschikbare informatie. Zo heb je sneller inzicht als je de vakantiewensen van de medewerkers binnen hebt gekregen.

Met bovengenoemde 3 stappen kun je een goed begin maken met inzicht en grip krijgen op je verlofplanning en weten jouw medewerkers ruim op tijd wanneer ze die welverdiende vakantie naar de Costa del Sol kunnen boeken. Zet de Sangria maar klaar….
Ralph Beele | Consultant | PlanMen