Facebook Twitter Linkedin

7 tips voor het kiezen van de juiste WFM-software

De wereldwijde marktleider op het gebied van WFM software raakt in rap tempo marktaandeel kwijt. En dat terwijl deze software op nagenoeg elke PC of laptop in een kantoor omgeving te vinden is. Een goede stap in de ontwikkeling van professionalisering van planning. Want laten we eerlijk zijn, Excel is handig voor het maken van staatjes, draaitabellen en grafische weergaven. Maar het is totaal ongeschikt om serieus te plannen. 

De markt is volop in beweging. Organisaties maken de overstap van Excel naar een professioneel pakket. In de dagelijkse praktijk word ik veel gevraagd welk pakket nou het beste is. Elke keer opnieuw een interessant, maar oh zo, complexe vraag. Want wat voor de ene partij een ideale oplossing is, kan bij de andere totaal geen aansluiting vinden. Althans, wanneer je serieus wilt gaan kiezen. Want je moet kiezen. En wel op goed afgewogen aspecten. Niet over één nacht ijs. Niet omdat de verkoper zo’n leuke vent is. Niet omdat de leverancier je uitnodigt voor een wedstrijd van je favoriete voetbalclub. Nee, je kiest omdat dit het beste bij je past. Omdat de software bij je past. Omdat de leverancier bij je past. Voor nu, maar ook in de komende jaren. 

Maar hoe kies je dan? Simpel. Tel tot 7. 

Stap 1: Vertaal je bedrijfsvisie naar een visie op planning.
Elke organisatie heeft een visie. De bekende stip op de horizon. De reden dat iedereen datgene doet wat men doet. Ga intern na wat deze visie is en vertaal die naar een visie op personeelsplanning. Beide visies moeten in harmonie zijn.

Laten we eens een voorbeeld uit de praktijk nemen. Apple vindt het belangrijk dat klanten een ultieme beleving hebben. Ook bij een bezoek aan de Apple Store. Lang wachten past hier niet bij. Daarom heeft elke locatie een lichte overbezetting.
Aldi heeft als visie dat haar klanten zo voordelig mogelijk boodschappen kunnen doen. Daarom worden producten niet in een stelling geplaatst, maar in de doos op het pallet. Elke vestiging heeft een lichte onderbezetting.

Stel je nou eens voor dat Aldi en Apple hun bedrijfsvisie vasthouden, maar de visie op personeelsplanning zouden ruilen………… 

Vertaal de visie van het bedrijf naar een visie op personeelsplanning. Vergeet hierbij vooral de belangendriehoek niet. Tevreden medewerkers, tevreden klanten en een gezonde bedrijfsvoering.

Stap 2: Bedenk wat je wilt gaan doen; personeelsplanning of het roosteren van personeel.
Goed, we hebben de visie vertaald naar een visie op personeelsplanning. Wat is hier uitgekomen? Gaan we plannen of gaan we roosteren? Is dat niet hetzelfde dan? Zeker niet!

Bij roosteren match je beschikbare medewerkersprofielen op gevraagde diensten. Terwijl bij plannen doorloop je de gehele schijf van 6. Eén van de onderdelen is roosteren.

Wil je enkel roosteren, dan heb je een minder uitgebreid pakket nodig. Wil je daadwerkelijk gaan plannen, dan moet het pakket wezenlijk meer kunnen. Koppelen met externe databronnen (EPD / ACD / ERP) om workload en dagsturing mogelijk te maken. 

Stap 3: Raadpleeg Finance en IT voor de randvoorwaarden op technische eisen en budget.
Je bent goed op weg. Er is een visie vastgesteld en je weet dat je wilt gaan plannen of roosteren. Vol goede moed ga je het selectietraject in. Verblind door de vele demo’s en fancy functionaliteiten probeer je een keuze te maken. Vol trots ga je intern het product verkopen. Maar helaas….. je komt van een koude kermis thuis. Je krijgt geen budget, het is te duur. En ook de technische requirements komen niet overeen met het beeld van de wizzkids van IT. 

Een project van een half jaar is mislukt. Zonde van je tijd. Die had je beter anders kunnen besteden.

Ga zo vroeg mogelijk met je collega’s in gesprek over het budget. Wat is het budget? Welk vergoedingsmodel wenst men (koop of huur)? Maar dat is nog niet alles. Betrek ook de wizzkids erbij. Wat zijn de technische knock-outs? Is het beleid dat software on prem (binnenshuis) moet zijn, in verband met privacy? Of juist in the cloud en er totaal geen omkijken meer naar hebben.

Stap 4: Vertaal de visie op planning en de afgegeven randvoorwaarden tot een PvE.
De drie belangrijkste ingrediënten heb je nu verzameld. Nu is het zaak om hier soep van te maken. Stel een pakket van eisen (PvE) op. Hierin komen de randvoorwaarden van Finance en IT terug. En op high level ook de richting waarin het pakket je moet gaan brengen. Dat is de eerder opgestelde visie op planning. Wil je meer zeggenschap beleggen bij je medewerkers? Dan moet het pakket in elk geval zelfroosteren ondersteunen. Wil je complexe forecastmodellen gaan maken? Dan moet het pakket in elk geval integreerbaar zijn met een ACD en soortgelijke databronnen. 

Laat je niet verleiden om een PvE op te stellen met meer dan 100 items. Ga ook niet te veel in op detail.

Stap 5: Bedenk welke organisaties aansluiting vinden op het PvE. (cultuur en product)
In deze fase ga je bekijken welke partijen aansluiting vinden op je PvE. Hiervoor kun je je wenden tot vakbeurzen (Zorg & ICT, Klantcontactdagen, PlanMen WFM congres), de Buyersguide of www.wfmsoftware.nl. 

Richt je niet alleen op het product, maar ook op de cultuur. Deze moet aansluiten bij je eigen cultuur. Is je organisatie altijd in ontwikkeling en verandering? Dan wil je een partij die snel kan schakelen. Heb je nog niet alle kennis en ervaring in huis? Dan wil je een leverancier die niet voor elke vraag een factuur stuurt.

Je stuurt vervolgens het PvE aan hen. Zo weet je wat ze kunnen, maar vooral ook hoe het in de communicatie er aan toe gaat.

Stap 6: Deel een case met de shortlist.
Je hebt nu een duidelijk beeld van de partijen die met hun product aansluiten op je PvE. Hier kies je 3-5 partijen uit. Stel dan een case op. Je kunt hierbij denken aan de gewenste roostersituatie. Deel de case aan de best aansluitende partijen.

Die case heeft als doel om in de praktijk te toetsen hoe het pakket en de leverancier aansluiten op je wensen.

Stap 7: Bedrijfspresentatie en aanpak case.
We zijn er bijna. Nu wordt het echt leuk. De geselecteerde partijen komen bij je op bezoek. Ze gaan hun bedrijf verder presenteren. Ook geven ze je een inkijk in hun visie om de case op te lossen. Zo weet je precies of hun creativiteit en oplossend vermogen zijn wat je verwacht. In tegenstelling tot een standaard demo, kun je nu appels met appels vergelijken.

Gefeliciteerd! Je hebt nu een partij gekozen die bij je past. Zowel nu als voor de komende jaren. Ook de software doet precies wat je verwacht had. Tijd om achterover te leunen. En de felicitaties van de organisatie in ontvangst te nemen. Echt niet!!! Nu begint het pas. Want als je nieuwe software gaat gebruiken met “oude” processen, dan win je niets. Ook dat moet dus worden aangepakt. Maar hé, even meedelen in het champagnemoment van de leverancier heb je best verdiend. Je kiest immers niet elke dag nieuwe software.
Mark Elschot | PlanMen