Facebook Twitter Linkedin

Blog: 10 tips voor een goed werkende flexpool

Met name binnen de zorg, maar ook binnen anderen branches, wordt er regelmatig gebruik gemaakt van een flexpool. Deze flexpool is een flexibele schil binnen het personeelsbestand en is bedoeld voor een optimale afstemming van het werkaanbod en de beschikbare capaciteit. Een goed lopende flexpool is niet vanzelfsprekend, terwijl dit wel vaak wordt gedacht. Want zo moeilijk kan het toch niet zijn?

Vlog: 10 tips voor een goed werkende flexpool

Een voorbeeld uit de praktijk:
Het is vrijdagmiddag 16:00, de medewerkers van het flexbureau beginnen met de afronding van een drukke werkweek. Er zijn veel aanvragen binnen gekomen en ze hebben hun uiterste best gedaan om deze aanvragen naar tevredenheid in te vullen. Om 16:10 uur gaat de telefoon, een spoedaanvraag. De aanvrager zit met de handen in het haar. Er staat een dienst open voor aankomend weekend en er lijkt geen geschikte oplossing meer voor handen. De medewerker van het flexbureau noteert alle zaken van belang en gaat direct aan de slag. Er worden sms'jes, e-mails, WhatsApps en voicemail berichtjes uitgezet richting de flexkrachten. Om 16:45 rinkelt de telefoon, de medewerkers hopen dat er een geschikte flexkracht terug belt. Helaas, geen flexkracht aan de lijn. Het is de aanvrager: de dienst is opgelost, een medewerker van het eigen team heeft terug gebeld en draait de dienst…

Door bijvoorbeeld een gebrek aan vertrouwen in de flexpool wordt deze aanvraag op het laatste moment uitgezet. Er wordt liever eerst gezocht naar een oplossing in het eigen team. Wanneer dit niet lukt wordt alsnog de flexpool ingeschakeld. Er is vervolgens erg weinig tijd voor de flexpool om een passende oplossing te zoeken. Een aantal factoren hadden o.a. bovenstaande situatie kunnen voorkomen.

1. Verlang commitment
Eén van de belangrijkste factoren voor een goedwerkende flexpool is commitment. Commitment van alle betrokken partijen maar met name van de gebruikers van de flexpool en de flexkrachten zelf. Simpelweg gezegd staat commitment voor: De bereidheid om met iemand of iets mee te doen. In de praktijk betekend dit simpelweg dat alle partijen zich houden aan de gemaakte afspraken.

2. Maak afspraken
Laat het voor alle betrokken partijen helder zijn welke afspraken er gelden. Wie is de klant? Wat is de vraag en hoe gaat de flexpool inspelen op deze vraag. Het is ook belangrijk om afspraken te maken over het proces. Wie zet de diensten uit? Wanneer worden de diensten uitgezet? Wanneer wordt er een terug koppeling gegeven? Wat wordt er van de flexkracht verwacht?

3. Reserveer formatie
Reserveer een deel van de formatie van de teams voor de inzet van flexkrachten. De ideale verdeling van deze formatie is erg afhankelijk van de branche en doelgroep waarin er geopereerd wordt. Dit kan dan ook verschillen tussen 10% flexibel - 90% vast personeel en 30% flexibel - 70% vast personeel. Het gebruiken van een flexpool is een vorm van flexibiliteit, er zijn meerdere flexibiliteitsvormen zoals contract-flexibilisering, seizoens-flexibilisering of formatie-flexibilisering.

4. Maak een forecast
De teams of afdelingen dienen een prognose af te geven over het gebruik van de flexpool. Bepaal met elkaar in welke situaties de teams flexkrachten in wil zetten en probeer in te schatten hoe vaak en wanneer die situaties zich vooral voor zullen doen. Als je elk kwartaal met elkaar terugblikt én vooruit kijkt dan zul je merken dat de prognoses steeds beter worden. Forecasts zijn voor het Flexbureau heel belangrijk, zonder prognose kunnen zij niet functioneren.

5. Gebruik poolmanagement
Zowel de organisatie als de flexpool kan je opdelen in verschillende schillen.

  • Het vaste personeel
  • Een schil waarin vormen van flexibiliteit worden ingezet
  • Flexpool


Door ook goed na te denken over de inrichting van je flexpool kan je deze goed afstemmen op de organisatie. Welke functies behoren de flexkrachten te hebben? Hoeveel medewerkers van iedere functie hebben we nodig? Hoeveel worden zij ingezet? Op die manier kan je binnen je flexpool verschillende lagen bouwen zoals bijvoorbeeld:
Schil 1 werkt minimaal 28 uur in de week en maximaal 36 uur.
Schil 2 werkt minimaal 16 uur in de week en maximaal 28 uur.
Schil 3 werkt met kleine contracten en wordt voornamelijk opgeroepen.

6. Zorg voor de juiste kwaliteit flexkrachten
Dat klinkt natuurlijk erg logisch want de flexkrachten zijn DE talenten van de organisatie. Naast het hebben van de juiste diploma's, bekwaam- en bevoegdheden zijn de flexkrachten ook in staat om met minimale informatie, op verschillende locaties, de verantwoordelijkheid en zorg over meerdere cliënten dragen. Daarnaast wordt de flexpool vaak ook gebruikt voor het herplaatsen van vaste medewerkers of als instroom voor de organisatie. Het is dus een absolute meerwaarde om te investeren in de kwaliteit van deze flexkrachten.

7. Bind je flexkrachten
Door de toegenomen flexibilisering is de binding van werknemers met hun organisatie afgenomen. Medewerkers die zich verbonden en verantwoordelijk voelen zijn meer bevlogen in hun werk. Om te kunnen bepalen wat je medewerkers bind is het verstandig om binnen je pool doelgroepen te definiëren. Een net afgestuurde jonge medewerkers heeft andere verwachtingen en behoeften dan een medewerker die niet meer hoeft te werken maar dit nog doet ‘omdat het zo leuk is’.

8. Evalueer en analyseer
Doordat flexbureau's vaak ook in moeten spelen op ad hoc situaties lijkt er geen tijd te zijn voor zaken voor de langere termijn. Dit is juist cruciaal voor de toekomst en het behoudt van een goedlopende flexpool. Het is erg belangrijk om tijd te investeren in evalueren. Even stil staan en kijken hoe het nu gaat met de afdelingen waarvoor het flexbureau werkt. Wat hebben we de afgelopen periode gedaan? Zijn onze doelen behaald? Wat kunnen we beter doen?

9. Zorg voor de juiste kwaliteit medewerkers
Naast het hebben van goede gekwalificeerde flexkrachten is het personeel dat de flexpool runt minstens zo belangrijk. In de praktijk zien we vaak dat medewerkers uit de directe zorg doorschuiven naar dergelijke functies. Dat kan absoluut een meerwaarde hebben omdat zij goed begrijpen wat cliënten aan zorg kunnen vragen. Geef deze medewerkers echter de kans om een professional te worden. Biedt ze een gedegen inwerktraject en scholing aan. PlanMen zegt niet voor niets: Plannen is een vak.

10. Gebruik goede software
Last but NOT least. Zorg voor de juiste ondersteuning bij het plannen. Afhankelijk van de vraag en grote van de flexpool kan de juiste software veel hulp bieden voor het planproces. Investeer tijd en aandacht in het kiezen van software die specifiek gemaakt is voor de dynamiek van een flexpool. Veel bekende plansystemen hebben hier een aparte module voor. Op de langere termijn zal dit uiteindelijk tijd opleveren. De website: https://www.wfmsoftware.nl/ kan hierbij een helpende hand bieden.

Zoals je hebt gelezen, is het dus niet helemaal vanzelfsprekend dat een flexpool een succes wordt. Bovenstaande tips zijn een stap in de juiste richting en ach…. zoals Pippie Langkous altijd zei: ''Ik heb het nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan'', is hier wellicht ook de goede motivatie.
Inge van Outheusden | PlanMen