Facebook Twitter Linkedin

Blog Wie is eigenaar van jullie planningsproces?

In een organisatie zijn veel mensen bezig met personeelsplanning. Kijk maar eens naar het volgende:

De medewerker die zijn vakantie- en roosterwensen aangeeft. De planner die het rooster in elkaar zet. De (team-)manager die de kwaliteit van de dienstverlening bewaakt. Finance die het personeelsbudget opstelt. HR die nadenkt over de personele formatie. De directie die met de OR aan tafel zit over de visie op personeelsplanning en de wijzigingen in het roosterbeleid en arbeidstijden doorvoert.

Zij maken allemaal op zowel strategisch, tactisch en operationeel niveau keuzes en beslissingen over het plannings- en roosterproces. Dit kost veel tijd en er gaan miljoenen euro’s in om. Maar het gekke is, er is vaak niemand die het gehele proces overziet, bewaakt en verbetert. In veel organisaties kent het plannings- en roosterproces geen proceseigenaar. Verantwoordelijkheden zijn niet duidelijk belegd en worden versnipperd over verschillende mensen. De vele aspecten van personeelsplanning zijn hierdoor onvoldoende op elkaar afgestemd. En dus suboptimaal ingericht.

Voorbeelden uit de praktijk:

  • De indeling van kostenplaatsen komt niet overeen met de inrichting van de planningssoftware en de inzet van medewerkers.
  • Er zijn afspraken over verschuiving van verantwoordelijkheden naar de werkvloer, maar de gevolgen voor het maken van het rooster zijn niet duidelijk.
  • De formatie en contractenmix is niet afgestemd op de dienstenset en de minimale bezettingseisen.
  • Er is een roosterbeleid, maar iedere afdeling heeft nog eigen regeltjes die niet in het handboek staan. Dit wordt nauwelijks getoetst.
  • Er zijn afspraken over de dienstverlenging van het flexbureau, maar deze zijnniet gebaseerd op de capaciteitsplanning van de afdelingen.
  • Er is stuurinformatie, maar geen vertaling naar de praktijk hoe deze wordt bewaakt en gerealiseerd.
  • Het roosterproces loopt op zich goed, maar wordt bij elke verstoring helemaal op de kop gegooid, omdat de flexibele schil niet is georganiseerd.

Dit is toch opvallend, want juist binnen zorgorganisaties is personeelsplanning, met alle  tekorten aan medewerkers en druk op budgetten, de belangrijkste voorwaarde om Kwaliteit van Zorg te leveren. Juist dáár heb jij behoefte aan duidelijke regie. Juist dáár wil jij een proceseigenaar die het totale roosterproces overziet en beheerst. Ook wanneer er sprake is van een decentrale positionering van de uitvoering (bv roosteren binnen zelfsturende teams) is een duidelijk eigenaarschap essentieel en een voorwaarde voor succes.

Hoe hebben jullie dit georganiseerd? Kennen jullie een proceseigenaar? Wil jij daar samen met mij eens naar kijken? Dat hoor ik graag. Neem gerust contact met mij op. Bel (06-40166265) of mail me.

Succes!

Margriet Kolkman
Business Consultant PlanMen