Facebook Twitter Linkedin

Blog De 3 essentiële punten voor een goede proceseigenaar.

Waar moet jij rekening mee houden als je een proceseigenaar voor het plannings- en roosterproces wilt introduceren in jouw organisatie?

1. Positionering
De proceseigenaar van het planningsproces heeft een sleutelrol in de organisatie. Daarom is de positionering van zijn of haar rol van groot belang. Hij of zij moet 'zo laag mogelijk' in de organisatie zitten. Zo weet de proceseigenaar hoe het er op de werkvloer aan toe gaat. Tegelijk ook weer ‘hoog genoeg’ zodat hij/zij kan overzien wat er nodig is en wat de consequenties van keuzes zijn. Zo krijgt deze persoon vertrouwen vanuit de werkvloer en kan een belangrijke expertrol vervullen naar management/directie. Op deze manier krijgt hij van iedereen het mandaat om besluiten te nemen binnen de gestelde kaders.

In kleinere organisaties kan de proceseigenaar een combinatierol zijn met een andere functie. Denk hierbij aan een staffunctionaris, een afdelingsmanager of MT-lid. Wie dit het beste kan doen, hangt af van bijv.:

  • De structuur van de organisatie
  • De aandachtsgebieden binnen het planningsproces
  • De aard van de werkprocessen
  • De exacte verantwoordelijkheden van de proceseigenaar.

In grotere organisaties kun je beter een apart capaciteitsbureau of planningsbureau hiervoor inrichten. Vanuit daar ontwerp en optimaliseer jij dan het gehele proces. Dit bureau heeft dan een ondersteunende rol naar teams en planners. En tegelijk een adviserende rol naar management en directie. Twee vliegen in één klap.

2. Taken en verantwoordelijkheden
De taken en verantwoordelijkheden van de proceseigenaar zijn zeer breed en raken alle facetten van procesmanagement. Denk hierbij aan de volgende vragen:

  • Hoe verloopt het plannings- en roosterproces? Ligt de manier van plannen in lijn met de visie van de organisatie? Worden er op een bewuste manier keuzes gemaakt in de planning op het gebied van personeel, cliënt en efficiency?
  • Hoe borg je een goede samenwerking tussen alle betrokken stafafdelingen om de lijn optimaal te ondersteunen?
  • Welke verbeterpunten en veranderingen zijn er nodig?
  • Hoe worden wijzigingen ingevoerd en de nieuwe werkwijze geborgd? Volgen mensen de nieuwe werkwijze of vallen ze terug in oude gewoonten?
  • Waar en hoe worden de processen vastgelegd en geëvalueerd?

3. Integrale benadering
Belangrijk is dat de proceseigenaar het gehele planningsproces integraal benaderd. Hij moet de gehele procesflow overzien en integreren in de bedrijfsvoering. Gebruik daar de Schijf van 6 voor. Alle fases van het planningsproces worden hierin doorlopen: Voorspellen, Plannen, Bijsturen, Rapporteren, Analyseren en Adviseren.

Voor een integrale benadering is het tevens van belang dat de operationele, tactische en strategische aspecten tegelijkertijd worden overzien en op elkaar worden afgestemd.

In onderstaand schema staan op elk niveau de belangrijkste aspecten voor jullie op een rij:

Strategisch niveau

  • Vertaling van de organisatie-visie naar gevolgen voor de personeelsplanning
  • Duidelijke keuzes in de belangendriehoek
  • Positionering van eigenaarschap
  • Positionering van de uitvoering van het planningsproces
  • Visie op personeelsplanning en flexibiliteit

Tactisch niveau

  • Analyse van het werkaanbod/zorgvraag
  • Benodigde formatie en contractenmix vaststellen
  • Bruto-Netto berekening bepalen
  • Optimale bezettingseis bepalen
  • Minimale bezettingseis bepalen
  • Dienstenpatroon bepalen
  • Capaciteitsplanning opstellen
  • Keuze in roostermethodiek
  • Opstellen roosterbeleid
  • KPI’s opstellen
  • Proces bij- en dagsturing vaststellen

Operationeel niveau

  • Roosters opstellen en beheren
  • Flexmaatregelen treffen
  • Overlegstructuur instellen
  • Mensen opleiden of trainen
  • Naleven van het roosterbeleid
  • Borgen van alle afspraken
  • Roosterperiode evalueren en hierover rapporteren

Tot slot is het goed om nog te vermelden dat de proceseigenaar wel verantwoordelijk is voor het optimaliseren van het plannings- en roosterproces maar hij is niet eindverantwoordelijk voor de inzet van personeel. Deze verantwoordelijkheid ligt bij het management van het primaire proces. Daar worden de keuzes gemaakt voor de Kwaliteit van Zorg, belangen van medewerkers en kaders vanuit bedrijfsvoering.

Kun jij hier mee aan de slag? Of heb je wellicht nog vragen? Wil jij daar samen met mij eens over sparren? Dat hoor ik graag. Neem gerust contact met mij op. Bel (06-40166265) of mail me.

Margriet Kolkman
Business Consultant PlanMen

Schijf van zes