Een onvolwassen planning vraagt om een volwassen oplossing

Regelmatig vraagt PlanMen experts binnen het vakgebied van personeelsplanning en workforce management om als gast een artikel te schrijven. Deze keer een gastblog geschreven door Willian Wildeboer, directeur van PlanMotion over de volwassenheid van de planning en ambitie om te veranderen binnen organisaties.

In de vele gesprekken die ik heb gevoerd met zorgorganisaties viel regelmatig de uitspraak: “Wij zijn nog niet toe aan de mogelijkheden van de software van PlanMotion. Daar zijn we als planorganisatie te onvolwassen voor.” Vervolgens wordt een beeld geschetst van het eigen planproces met als hoofdtaak het voor de komende periode gereed krijgen van een kloppend en uitvoerbaar operationeel rooster. Maar ook een planproces waarin nauwelijks zicht is op hoe de beschikbare capaciteit binnen de organisatie zich als geheel ontwikkelt. En waarin achteraf wordt geconcludeerd dat niet optimaal gebruik is gemaakt van de eigen personele capaciteit in plaats van vooraf gestuurd door gebrek aan inzicht.

De symptomen die hieruit voortkomen zien we dan ook regelmatig terug: roosterperiodes met teveel beschikbare personele capaciteit afgewisseld met roosterperiodes met te weinig beschikbare personele capaciteit om de vraag naar zorg te beantwoorden, hoge inzet van externe medewerkers en groei in plaats van afbouw van verlofstuwmeren. Maar ook: inzet van indirecte uren in periodes, bijvoorbeeld interne scholingen, waarvan achteraf blijkt dat die beter in een andere periode hadden kunnen plaatsvinden.

Bij onvolwassen personeelsplanning hoort eigenlijk de vraag:
“Hebben we als organisatie de ambitie en zijn we er aan toe om te groeien in volwassenheid?”.

Niveaus in volwassenheid

PlanMen laat de volwassenheidsniveaus door het PlanMen Workforce Management Volwassenheidsmodel op heldere wijze zien. Het model legt expliciet de verbinding tussen Proces, Mens en Techniek. Techniek, de software, moet mee kunnen bewegen met elke stap in de groei van volwassenheid. Software die mee kan bewegen tot en met het niveau van Workforce Excellence kan alleen maar volwassen software zijn. Software die ondersteunt richting een situatie waarbij:

• strategische, tactische en operationele personeelsplanning in verbinding met elkaar staan en expliciet onderdeel zijn van de bedrijfsvoering
• vraag- en aanbod op doelmatige en voorspelbare (toekomstige) wijze op elkaar wordt afgestemd
• inbreuk op het leveren van zorg wordt geminimaliseerd
• (standaard) analyses een geïntegreerd onderdeel zijn, ondersteund door rapportages en dashboards
• de eigen prestaties afgezet tegen onder andere de normeringen vanuit de vastgestelde begrotingen consequent worden gemeten en integraal onderdeel van de bedrijfsstrategie en -uitingen zijn
• scenarioplanning op korte termijn (bijvoorbeeld de impact van een virusuitbraak op zorgvraag en personele bezetting) en langere termijn (strategisch niveau) onderdeel is van de bedrijfsvoering.

Aanjager voor groei volwassenheid van de planning

“Je gaat het pas zien als je het door hebt”, één van de vele uitspraken van Johan Cruijff.

Stapsgewijs implementeren van de systematiek, processen en PlanMotion Capaciteitsplanning betekent groei in het volwassenheidsniveau van personeelsplanning. Een groei die een gewenste verandering en resultaten met zich mee brengt.

De visie van PlanMotion is dat software een sterke aanjager is voor de gewenste verandering. De uitspraak van Johan Cruijff gaat hierover. Om te veranderen heb je inzicht nodig dat je helpt vast te stellen waar de dingen goed gaan en waar het beter kan gericht op de beoogde verandering. Vanuit dit inzicht wordt stap voor stap een niveau van volwassenheid in capaciteitsplanning bereikt waardoor het gebruik van de resultaten vanuit de capaciteitsplanning in het roosterproces veel makkelijker is en sturing vooraf mogelijk is.