Gabrielle Geerdink
Gabrielle Geerdink – adjunct-directeur GGD Hollands Noorden

Teststraten, vaccinatiepleinen en bron- en contactonderzoek zijn woorden met een nieuwe betekenis. Woorden die onherroepelijk verbonden zijn aan de werkzaamheden van de GGD tijdens de Covid pandemie. De GGD is afgelopen jaar veelvuldig in het nieuws geweest. De GGD stond voor een haast onmogelijke taak. Hoewel alle expertise aanwezig was ontbrak het aan capaciteit en ondersteunende techniek doordat er al 20 jaar niet in de GGD is geïnvesteerd. Ondanks deze beperkingen is er snel geschakeld. PlanMen sprak met drie medewerkers van GGD Hollands Noorden (GGD-HN) over het snel opbouwen van een nieuwe organisatie en de uitdaging om te plannen en organiseren binnen een context vol onzekerheden.

GGD-HN is een van de 25 gemeentelijke gezondheidsdiensten van ons land. GGD-HN werkt voor 17 gemeenten in het noorden van de provincie Noord-Holland. Het verzorgingsgebied omvat in totaal ruim 658.000 inwoners. Gabrielle Geerdink, adjunct-directeur binnen GGD-HN vertelt: “In de kern van de zaak hebben we alle expertise in huis voor testen, bron- en contactonderzoek en vaccinatie. Het enige wat we niet hadden is de capaciteit om met deze enorme omvang om te gaan. Daarom is er binnen GGD-HN al vrij snel gekozen voor het optuigen van een ‘apart bedrijf’ binnen de GGD, dat zich richt op de coronabestrijding en daarbij gebruik maakt van de backoffices van de GGD.”
Aan de hand van het vaccinatieprogramma – een van de onderdelen van de coronabestrijding – legt Geerdink uit wat daarbij moest worden uitgezocht, afgestemd en opgetuigd. “Het begint bij het kiezen en opzetten van de priklocaties. Voor het vaccineren zelf hebben we veel nieuw personeel moeten aantrekken: mensen die prikken, maar ook administratief personeel, beveiliging en verkeersregelaars. En voor het uitvoeren van het vaccinatieprogramma heb je kwaliteiten nodig op het gebied van planning en logistiek.”

Doorlopend afstemmen met veel partijen

Omdat de GGD niet de enige instantie is die vaccineert, moet er ook worden afgestemd met zorgpartijen die zelf vaccineren: zoals verpleeghuizen, de VVT-sector, huisartsen of GGZ-professionals. Daarnaast wordt er nauw samengewerkt op allerlei niveaus en met verschillende instanties, zoals RIVM, VWS en de koepelorganisatie van de 24 GGD’en: GGDGHOR.NL.
Geerdink: “Er lopen dus allerlei lijnen over en weer, al vindt de meeste besluitvorming op landelijk niveau plaats: van RIVM en OMT naar de minister. De uitvoering is echter vrijwel volledig decentraal. Daarbij worden we vaak geconfronteerd met wijzigingen. Met name in het begin was er veel onduidelijkheid. Ook nu moeten we doorlopend afstemmen: welke doelgroep heeft nu prioriteit, welke vaccins zijn wanneer beschikbaar? Ondertussen gaan de reguliere taken van de GGD ook gewoon door.”

“Meer mensen” is niet voldoende

Voor het optuigen van grootschalig testen en vaccineren heb je niet voldoende aan alleen maar méér mensen; daar gaat ook iets aan vooraf, aldus Sandra Voerman. Zij is sinds de zomer van 2020 programmamanager COVID-19 binnen GGD-HN en verantwoordelijk voor de opbouw van de nieuwe coronabestrijdingsorganisatie en de aansturing daarvan.

“In eerste instantie kraakt en piept de bestaande organisatie – hoe haal je als HR-afdeling bijvoorbeeld in zeer korte tijd 400 nieuwe medewerkers naar binnen? Zo is bij HR direct het aantal recruiters opgeschroefd. Ook bij ICT is de capaciteit opgehoogd, want het aantal eindgebruikers met een laptop nam snel toe. De financiële afdeling zag het aantal transacties en mutaties enorm toenemen.” Ook Voerman bevestigt: processen die je optuigt, zijn niet snel te bestendigen, want alles verandert doorlopend.

Sandra Voerman – programmamanager COVID-19

Snel opschalen

Toch zijn er in korte tijd honderden mensen aangenomen voor verschillende rollen: van bron- en contactonderzoekers, medewerkers van teststraten tot vaccinatiemedewerkers en extra kantoormedewerkers. In september 2020 werd duidelijk dat voor het plannen en roosteren van deze groep die inmiddels bijna 700 medewerkers omvat, extra middelen nodig waren. “Voorheen gebruikten we een Excel-sheet in combinatie met Microsoft Teams voor het plannen en inroosteren van een relatief beperkt aantal medewerkers”, aldus Voerman, “Maar met het opschalen werd ons planningsproces veel complexer.”

Waar er eerst twee planners waren, zijn er nu zeven en daarnaast is Shiftbase geïmplementeerd, een workforce-managementoplossing. Voerman: “Ik heb in mijn loopbaan eerder te maken gehad met roosteren en plannen. Die kennis en ervaring maakte het gemakkelijker om een oplossing te kiezen. Nu terugkijkend denk ik dat we eerder in een WFM-oplossing hadden moeten investeren – het opschalen ging veel sneller dan verwacht.”

Plannersteam uitgebreid

Marit Boekel – planner Corona-team

Een van de ‘nieuwe’ planners is Marit Boekel, ook in de zomer van 2020 aangetrokken als planner voor het Corona-team. Boekel: “HR zorgt er via de eigen wervingskanalen voor dat mensen aan boord komen en worden ingewerkt. Daarna komt de afdeling planning in zicht. Wij zorgen ervoor dat medewerkersgegevens in Shiftbase worden gezet. Alle medewerkers hebben nul-urencontracten. We houden bij het inzetten van medewerkers rekening met hun beschikbaarheidsvoorkeuren per dag van de week. Die voorkeuren kunnen ze steeds per week aanpassen, drie weken van tevoren.”

Ook Boekel heeft als planner te maken met een flink aantal variabelen waarvan een deel behoorlijk onvoorspelbaar is. “Onze planning voor de teststraten wordt bepaald door het aantal afspraken dat gemaakt is bij de corona-testafsprakenlijn. Maar daarbij speelt van alles mee: of de scholen open of dicht gaan, de weersomstandigheden en wat er in een persconferentie wordt gezegd. Bij de bezetting van de vaccinatiestraten speelt bijvoorbeeld het prikbeleid en de beschikbaarheid van vaccins een rol. Bij bepaalde aanpassingen in het RIVM-beleid zou je kunnen uitgaan van een toenemende vraag – er moet dan op korte termijn van alles geregeld worden om hier goed op in te spelen – terwijl die vraag in de praktijk uit blijft. Ga je dan extra mensen aannemen terwijl ze niet aan het werk kunnen? Je wilt medewerkers graag aan boord houden, want als het op een zeker moment wel druk wordt, heb je ze heel hard nodig. En het is niet zo dat na een persconferentie van het Kabinet alles meteen kan worden uitgerold, we worden niet altijd ruim van te voren geïnformeerd.”

Complexe puzzel

Boekel: “De medewerkersplanning blijft een complexe puzzel die we iedere keer weer opnieuw moeten oplossen. In ons team werkt PlanMen met ons mee en daarnaast heeft PlanMen deze organisatie ook geholpen met de uitrol van Shiftbase. Sinds ik bij de GGD werk, is mijn ervaring op het gebied van planning flink toegenomen. Inmiddels voel ik me wel een planningsprofessional: het is echt een vak. Ook de organisatie heeft deze discipline volledig omarmd. En ook losgelaten trouwens: men ziet dat het proces nu goed loopt.”

Voordat Boekel bij de GGD aan boord kwam, deed ze onder meer ervaring op in de evenementen-business. “Zorgen dat je klaar staat als een grootschalig proces op gang komt, speelt ook daar een rol. Ook wanneer je voor verrassingen komt te staan. Onderdeel daarvan is dat je bijvoorbeeld altijd wat capaciteit achter de hand houdt, zodat je ruimte over hebt om in te spelen op plotselinge veranderingen.”

Capaciteitsplanning

GGD-HN bouwt ook verder aan de capaciteitsplanning. Voerman: “We weten nu al dat we te zijner tijd zullen moeten afschalen: hoe ga je om met medewerkers als je locaties gaat sluiten? Hoe ga je om met tijdelijke contracten? Wat dat betreft denk ik dat planning en forecasting veel belangrijker zijn geworden voor de GGD. We weten nu nog niet wat we volgend jaar precies nodig hebben. Maar dat wat we nu hebben opgebouwd aan structuren en processen blijft in ieder geval staan – al is het maar als waakvlam-organisatie. Voor mij is ook opnieuw bevestigd dat je je goed moet laten ondersteunen met tooling en met specialisten die met je meedenken. Hoe registreer je bijvoorbeeld zorgvuldig alle uren, zodat de verwerking van declaraties van verschillende werkgevers van ingehuurd personeel goed ven efficiënt verloopt? Je kunt dat vergemakkelijken door de output van ons WFM-tool Shiftbase de input voor de factuur te laten zijn. Daarnaast denk ik dat het denken en doen in heldere structuren, ook qua aansturing – dat klinkt misschien wat militaristisch – erg helpt. Dit kan niet uit de losse pols.”

Zoeken naar nieuwe balansen

Een ander inzicht dat zich aftekent, is dat er een nieuwe balans ontstaat tussen centraal en decentraal. De 25 regionale GGD’en hebben GGD GHOR als overkoepelende organisatie. Hoewel de meeste besluitvorming op landelijk niveau plaatsvindt, is het ook beleid dat de uitvoering vrijwel volledig decentraal is. Gabrielle Geerdink hierover: ”Een pandemie vraagt echt om een landelijke organisatie, daarom is de koepel GGD GHOR de afgelopen tijd ook flink versterkt. Natuurlijk zijn er ook zaken die je regionaal moet organiseren, vanwege de verschillen tussen bijvoorbeeld stedelijke en landelijke gebieden. Maar ik denk dat wat landelijk kan, ook landelijk moet worden aangepakt. Ons land is ook weer niet zo groot dat 25 organisaties afzonderlijk ook dit zouden moeten aansturen.”

Ook Voerman denkt dat er ondanks de verschillen tussen regio’s er wel meer centrale regie mogelijk is. “De toepassingen die je gebruikt voor het plannen of processen, zoals het toevoegen van een nieuwe locatie in CoronIT, kan je standaardiseren. Kiezen tussen standaardisatie en rekening houden met lokale verschillen is echter wel een spanningsveld. Want een grote stad zoals Rotterdam heeft op een andere manier te maken met GGD-vraagstukken dan bijvoorbeeld Hollands Noorden met meer plattelandsgemeenten. Denk aan de vangnetrol van de GGD of de manier waarop je omgaat met priklocaties rondom corona: fijnmazig of juist beperkt maar grootschalig?

Petje af

Sinds de eerste lockdown in Nederland – maart 2020 – zijn we nu een jaar verder. Grote aantallen mensen hebben al die tijd hard gewerkt, ook in de backoffice van de GGD. Zij zijn doorlopend blootgesteld aan kritiek op onder meer de GGD’en. Hoe gaan ze daarmee om? Geerdink vindt het onterecht dat er naar de GGD wordt gewezen. “Het signaleren van problemen is prima. Maar er is de afgelopen twintig jaar nauwelijks geïnvesteerd in ondersteuning van de GGD’en. Er is bijvoorbeeld meteen gewezen op de tekortkomingen van het digitale afsprakensysteem. Op korte termijn was geen ander geschikt systeem voorhanden.”

Planningsprofessional Boekel reageert nuchter: “Het is nooit leuk om te horen dat er zoveel kritiek is. Ik probeer het me niet te veel persoonlijk aan te trekken. Ik realiseer me ook dat veel mensen totaal geen idee hebben wat hier allemaal achter de schermen geregeld moet worden. Wat ik hier sinds juli heb zien gebeuren: petje af.”

Gerelateerde artikelen

Download Rapport medewerkersinzet binnen de zorg in Coronatijd

    Voornaam *

    Achternaam *

    Branche *

    Functiegebied *

    Functieniveau *

    Organisatie *

    Telefoonnummer *

    E-mail * (zakelijk adres)


    Plannen en organiseren binnen een context vol onzekerheden 2021-03-25T15:42:58+01:00
    PlanMen https://www.planmen.com

    Drie medewerkers van GGD Hollands Noorden spreken over het plannen en organiseren binnen een context vol onzekerheden.