Na een relatief rustig verlopen zomerperiode merken we – nu de R weer in de maand zit – in toenemende mate de gevolgen van de Corona maatregelen van de overheid. Het komt regelmatig voor dat medewerkers bericht krijgen vanuit het Bron- en Contactonderzoek van de GGD dat zij mogelijk met iemand die een Corona-besmetting heeft opgelopen in contact zijn geweest en vervolgens getest moeten worden. Laten testen op Corona geldt ook wanneer er klachten zijn bij de medewerker zelf of bij een huisgenoot.

Help een gat in het rooster!

Het afnemen van een Coronatest kan niet altijd direct plaatsvinden en de uitslag laat vervolgens minimaal 48 uur en soms zelfs een aantal dagen op zich wachten. Tijdens deze periode worden medewerkers geacht thuis te blijven en kunnen ze dus niet naar het werk komen. Ook zien we in toenemende mate (jonge) ouders thuisblijven wanneer een kind onverwacht thuis is bijv. vanwege ziekte op school of kinderopvang. Met als direct gevolg: een gat in het rooster!

Beperken impact roosterverstoringen

In de praktijk zien we, afhankelijk van het volwassenheidsniveau van de organisatie, dat deze ad-hoc verstoringen ook ad-hoc opgelost worden. Wanneer de Corona-app landelijk actief wordt als onderdeel van de corona maatregelen, zullen deze verstoringen naar verwachting nog verder toenemen. Ter overweging heeft PlanMen een aantal oplossingsrichtingen beschreven over met deze roosterverstoringen om kan worden gegaan om de impact op de zorg- en dienstverlenging én op de werkvloer te beperken.

Opvangen van niet-planbare verstoringen

Voor het opvangen van niet-planbare diensten zijn de volgende oplossingen te overwegen:

  1. Inzetten oproepdienst (bereikbaarheidsdienst)

    In het geval de uitval wegens de Corona-maatregelen sporadisch voorkomt kan gekozen worden voor een oproepdienst (bereikbaarheidsdienst). Een bereikbaarheidsdienst is een aaneengesloten periode van maximaal 24 uur waarin een medewerker verplicht is om bereikbaar te zijn om na oproep zo spoedig mogelijk aan het werk te gaan. De bereikbaarheidsdienst kan dus buiten werktijd zijn, maar kan ook overlappen met de reguliere werkzaamheden. Er worden afspraken gemaakt over het tijdsvenster waarin de medewerker bereikbaar moet zijn voor een oproep. De medewerker ontvangt hiervoor een vergoeding.
    Een oproepdienst is het vaak het meest passend voor de dagdiensten en late diensten. Een oproepdienst voor de nachtdienst is vaak lastiger in de roosteren, omdat er dan aan de kant van de medewerker veel georganiseerd moet worden, denk aan kinderopvang. Overwogen kan worden om afspraken te maken over het doorschuiven van één van de late diensten naar de nacht en de late dienst te vervangen door een oproepdienst. Ook kan een nachtaanwezigheidsdienst worden geïntroduceerd: een slaapdienst die bij onverwachte uitval van de nachtdienst omgezet wordt in een wakkere nacht om de nachtdienst te vervanging.
    Omdat een oproepdienst dubbele onzekerheid is (niet weten of je wel of niet moet werken en niet weten op welk team je moet werken) kan in overleg met het team afgesproken worden dat de oproepdienst altijd op het eigen team werkt en dat er in het team een flexdienst wordt aangewezen die ingezet wordt bij een ander team waar de uitval plaatsvindt.
    Aan het invoeren van een bereikbaarheidsdienst zijn kosten verbonden. Deze kunnen per Cao verschillend zijn. Het gaat dan om een vergoeding voor de bereikbaarheidsdienst (veelal een compensatie in tijd) én een vergoeding voor de gewerkte uren wanneer de medewerker daadwerkelijk wordt opgeroepen om te komen werken

  2. Korte diensten verlengen

    In het geval de uitval wegens de Corona-maatregelen geregeld voorkomt kan gekozen worden voor het verlengen van de korte dienst. Hierover worden vooraf met de medewerker afspraken gemaakt, zodat hij/zij hier rekening mee kan houden en de thuissituatie hier goed op kan afstemmen. Er worden vooraf afspraken worden over compensatie in tijd of in geld. Verlengen van diensten kan tevens een oplossing zijn voor min-urenproblematiek (mits aanwezig).

  3. Inzetten flexdienst of reservedienst

    In het geval de uitval wegens de Corona-maatregelen vaak voorkomt, overweeg dan het inroosteren van een flexdienst of reservedienst. Verschil met een oproepdienst is dat deze medewerkers komen werken, bijvoorbeeld op een korte dienst in de piekmomenten. In geval van plotselinge uitval van een collega, wordt deze dienst verlengd naar een lange dienst ter vervanging van de opengevallen dienst. Hierover worden vooraf afspraken gemaakt met de medewerker die op de flexdienst of reservedienst is ingeroosterd. Natuurlijk kan er ook vooraf een hele dienst worden ingeroosterd.
    Omdat verstoringen in het weekend en op maandagochtend het lastigst zijn om op te lossen, kan er voor gekozen worden om te starten met een flexdienst in de weekenden, bijvoorbeeld op vrijdag, zaterdag en zondag een late dienst en/of op zaterdag, zondag en maandag een dagdienst.
    Het “overplannen” van eigen medewerkers is veelal een goedkopere oplossing dan de inzet van PNIL. Ook zorgt dit voor een betere continuïteit en kwaliteit van zorg aan de cliënten/bewoners en bovendien is werken met een eigen vertrouwde collega prettiger voor de andere teamleden, dan werken met een “onbekende”. Maak vooraf met elkaar afspraken over alternatieve – niet tijd- en plaatsgebonden werkzaamheden – voor wanneer er geen ondersteuning in de vorm van handen aan het bed nodig is.

  4. Aparte flexpool inrichten

    Er kan een aparte flexibele schil ingericht worden voor de opvang van verstoringen wegens de Corona-maatregelen. De werving en het inwerken van deze medewerkers vraagt echter tijd, los van of ze voorhanden zijn. Alternatief is om deze flexibele schil te vullen met vrijwilligers, denk bijvoorbeeld aan het aanbod vanuit “Extra handen voor de Zorg”. Deze vrijwilligers worden bij voorkeur nu al structureel één dag per week ingezet, zodat zij ingewerkt en inzetbaar zijn op het moment van de verstoringen. Bij de eerste Corona-golf zagen we in de praktijk dat de vele vrijwilligers die zich hadden aangemeld, niet inzetbaar waren, doordat er geen tijd en ruimte was om ze in te werken en te bekwamen voor bepaalde handelingen.

Preventief

Voor zorgmedewerkers geldt dat zij, net als andere werknemers met een cruciaal beroep, versneld getest kunnen worden.  Het loont de moeite om op organisatieniveau afspraken te maken met testlocaties, om wachttijden te verkorten.

Vervangende werkzaamheden

Lang niet in alle gevallen zullen vervangende werkzaamheden vanuit huis mogelijk zijn, maar gedacht kan worden aan bijvoorbeeld het volgen van e-learningmodules wanneer een medewerker onverwacht thuis moet blijven in afwachting van de testresultaten.

Registratie verleturen

Momenteel zien we bij verschillende organisaties dat de uitval als gevolg van de Corona maatregelen (dus niet in geval van daadwerkelijk ziek wegens Corona) in de roostersoftware als “ziek” of “vrijgesteld van werk” geregistreerd wordt of de dienst gewoon in het rooster blijft staan. Om meerdere redenen is het advies om deze verstoringen een aparte code of kenmerk mee te geven, zodat uit de systemen gehaald kan worden hoe vaak dit voorkomt. Deze gegevens kunnen gebruikt worden om een voorspelling te doen richting de toekomst en om een impactanalyse op te stellen (hoe groot is de kans en wat is de impact), op basis waarvan men een standaard set oplossingen kan samenstellen.

Registratie van verleturen en extra inzet van personeel als gevolg van Corona is ook van belang wanneer een organisatie aanspraak wil maken op vergoeding van de extra kosten die gemaakt zijn door zorgkantoren, zorgverzekeraars of gemeenten.

Relevante wet- en regelgeving

Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB):

De WAB schrijft voor dat een medewerker alleen verplicht is te komen werken als je hem minimaal vier dagen van tevoren oproept. Doe je dat niet, dan heeft hij/zij het recht het werk te weigeren. Zeg je een oproep tot werken korter dan vier dagen van tevoren af, of wijzig je deze, dan moet je de medewerker de uren, inclusief eventuele ORT, toch uitbetalen.

Arbeidstijdenwet (ATW):

De wekelijkse rust: hetzij 36 uur onafgebroken rust per periode van 7 x 24 uur, hetzij 72 uur onafgebroken rust per periode van 14 x 24 uur, eventueel op te splitsen in perioden van minimaal 32 uur (de periode (van 7×24 uur of 14×24 uur) start bij het begin van iedere reeks* van diensten op het eerste moment van arbeid op de dag).

De 48 uur wachttijd telt als wekelijkse rustperiode, mits geen alternatieve werkzaamheden worden uitgevoerd. Na de wachtperiode kan de medewerker dus direct weer op een dienst worden ingezet.

Wet op de Ondernemingsraad (WOR)

Het is goed om de medezeggenschap proactief te betrekken bij het zoek van oplossingen voor deze problematiek. Het invoering van bijvoorbeeld een nacht-aanwezigheidsdienst/slaapdienst geldt als wijziging op de werktijdregeling en hiervoor is instemming vereist van de OR.

Vergoedingen bereikbaarheidsdienst

Aan het invoeren van een bereikbaarheidsdienst zijn kosten verbonden. Deze kunnen per Cao verschillend zijn. Het gaat dan om een vergoeding voor de bereikbaarheidsdienst (veelal een compensatie in tijd) én een vergoeding voor de gewerkte uren wanneer de medewerker daadwerkelijk wordt opgeroepen om te komen werken.

Corona maatregelen en roosterplanning in de zorg 2020-11-16T16:08:47+01:00
PlanMen https://www.planmen.com

De Corona maatregelen zorgen voor meer testen, quarantine en verzuim. En daarmee voor roosterverstoringen! Hoe los je dit als zorgorganisatie op?