088 - 825 2525 
Ieder bedrijf is anders en heeft daarom andere behoeften. Ook ten aanzien van het inrichten van het planningsproces is het ene bedrijf het andere niet. Zo kun je als organisatie gebruikmaken van geavanceerde workforce management software, maar is dit niet altijd nodig. Soms volstaat bijvoorbeeld planning in Excel. Ridouan Barnaoui, senior consultant bij Vlirdens, legt uit welke aspecten invloed hebben op de keuze voor de juiste software.
Vaak is er in kleinere organisaties, bijvoorbeeld kleine contactcenters, één medewerker verantwoordelijk voor de personeels- en capaciteitsplanning. Voor zo’n collega is de planning meestal een aanvullende taak op een breder pakket van verantwoordelijkheden. Dit is heel gebruikelijk omdat in kleine organisaties de aantallen er simpelweg niet altijd zijn het anders in te richten. Excel is hiervoor vaak een prima tool en er is geen uitgebreide workforce management software nodig. Bij Vlirdens juichen we de planning in Excel in deze situatie ook toe maar benadrukken we wel dat het planningsproces kwetsbaar is als deze slechts bij één medewerker gestald is.
Bepalende aspecten voor het kiezen van een volwassen systeem
Wanneer een bedrijf in aantal medewerkers groeit is het aan te raden om goed te bepalen of Excel nog kan voorzien in de planningsbehoeften en het maken van een forecast. Als een bedrijf namelijk flink groeit, wordt het bijhouden van de planning in Excel vaak een tijdrovende en foutgevoelige klus die weleens ten koste kan gaan van het serviceniveau dat je als organisatie probeert te behalen en onvoorziene kosten te weeg kan brengen.
Maar wanneer is het aantal medewerkers dan dusdanig hoog dat er uitgebreide workforce management software nodig is? Daar is geen eenduidig antwoord op te geven, want, zoals gezegd: het ene bedrijf is het andere niet. Het aantal medewerkers is slechts één factor die invloed heeft op het kiezen voor een andere workforce management oplossing. Het is een combinatie van aspecten die bepaalt wat er voor jouw bedrijf nodig is.
Eén van die aspecten is het aantal systemen en kanalen dat gekoppeld moet worden. In het voorbeeld van een contactcenter kun je denken aan de hoeveelheid communicatiekanalen die er gebruikt wordt, met welke systemen traffic performance gemeten wordt en of deze systemen weer losstaan van de Excel voor de personeels- en capaciteitsplanning. Binnen de zorg zijn vaak koppelingen nodig met een patiëntendossier en een salarisverwerkingspakket. Planning in Excel blijkt vaak niet de optimale oplossing bij een te breed scala aan kanalen en systemen die aan elkaar verbonden moeten worden.
Een ander aspect is de balans tussen medewerkerstevredenheid en de stijgende verwachtingen van de consument ten aanzien van producten en diensten. Het is met Excel niet goed in te schatten hoe processen veranderen bij een toename of afname van personeelsbeschikbaarheid en capaciteit en wat de gevolgen zijn voor klanttevredenheid. Een volwassener systeem kan enorm bijdragen aan het vinden van een optimale balans tussen deze twee elementen. We weten allemaal dat de klant koning is, maar de medewerker is admiraal.
De juiste keuze maken. Planning in Excel of Workforce Management Software?
Komen tot de juiste keuze voor jouw bedrijf valt of staat dus met verschillende belangrijke aspecten. Wanneer je als bedrijf een duidelijke groei doormaakt en met een divers palet van kanalen, systemen en processen gaat werken, adviseren we bij Vlirdens om je te oriënteren op volwassen workforce management software dat kan voorzien in de (nieuwe) behoeften van het bedrijf; een systeem dat zodanig is in te richten dat het complementair is aan de volledige bedrijfsvoering en klant- en medewerkerstevredenheid, waarin personeels- en capaciteitsplanning cruciale elementen zijn.
info@vlirdens.nl
