Capaciteitsplanning GGD vraagt om kennis Vlirdens

Dat de GGD een hectische periode doormaakt tijdens deze coronacrisis, dat is bekend. Maar als buitenstaanders krijgen we slechts een beperkt beeld van de werkelijke impact van de pandemie voor onder andere GGD’en. In gesprek met Sjaak de Gouw, directeur publieke gezondheid bij GGD Hollands Midden, leren we de heftigheid van de crisis en de rol van Vlirdens als ondersteunende kracht bij de capaciteitsplanning in deze ingrijpende situatie kennen.

Al achttien jaar is De Gouw werkzaam bij de GGD en is hij landelijk verantwoordelijk voor de portefeuille infectieziektebestrijding. Met deze achttien jaar is De Gouw de langstzittende directeur. In zijn tijd bij de GGD heeft hij dan ook namens de GGD een mooie rol kunnen vervullen tijdens eerdere infectieziekten zoals, onder andere, de Mexicaanse griep en SARS.

Hoe waardevol die eerdere ervaring ook is voor deze crisis, De Gouw kon in deze coronacrisis niet alleen optrekken: “Nadat de eerste besmette persoon in Nederland bekend werd en het aantal coronabesmettingen aanzienlijk begon te stijgen, kreeg de GGD een onvoorstelbaar grote rol en zijn we overgegaan op een crisisstructuur. Ten eerste werden de 25 GGD’en verantwoordelijk voor het afnemen van heel erg veel testen op het virus bij mensen. Daarnaast moest de organisatie het bron- en contactonderzoek organiseren. In de derde plaats was het aan de GGD schoon de taak om de capaciteit van bedden buiten het ziekenhuis te regelen. De vierde hoofdtaak was het verzorgen van de distributie van beschermingsmiddelen. Hoe goed het landelijke team ook is, we hadden hulp nodig.”

” Wij waren niet in staat om zo snel en professioneel in te spelen op de nieuwe situatie met de juiste bemensing, processen, infrastructuur en planning zonder hulp van Vlirdens.” – Sjaak de Gouw

GGD Hollands Midden in crisistijd

Het verzoek om hulp van de directeur publieke gezondheid voor ondersteuning van zijn landelijke portefeuille heeft geresulteerd in een toevoeging van zes collega’s aan zijn team, die zichzelf de mini-Sjaakjes noemen. De Gouw coördineert het team en is verantwoordelijk voor de woordvoering. Dit heeft zijn honderd-urige werkweek teruggebracht naar een zestig-urige, waarbij hij in het begin vooral tijd heeft moeten besteden aan operationele taken en de laatste maanden meer tijd heeft voor tactische en strategische taken.

De verschuiving van werkzaamheden is een bekend geluid in deze periode voor veel GGD-medewerkers. De verschillende fases van de crisis hebben meerdere consequenties gehad voor de organisatie en haar personeel. “Nadat we in GGD Hollands Midden tijdens de eerste golf twee crisisteams hebben opgezet, één externe voor infectieziektenbestrijding en één intern voor het bepalen van de organisatiecrisisstructuur, dachten we de structuren rondom mei/juni af te bouwen. Wel hebben we toen al rekening gehouden met de komst van een tweede golf waar we aan de voorkant programmatisch een en ander al geregeld zouden hebben. Mededirecteur Dennis Christmas heeft zorggedragen voor de inregeling van een resultaatsverantwoordelijke eenheid (RvE) Corona en samen hebben we een tijdspad bepaald met hoe en wat in welke fase.”

Arjen Boersma, Coördinator Taskforce Corona Capaciteit benoemt enkele van de uitdagingen:

De forecasts die worden gemaakt gaan over de te verwachten capaciteitsvraag, niet over wat georganiseerd moet worden
Randvoorwaarden veranderen continu. Door politiek en door praktijk.
De kennis over personeelsplanning is niet op een niveau dat past bij de huidige hectische situatie.

Externe hulp capaciteitsplanning GGD

Maar door de landelijke opschalingsplannen voor testen en het plots te maken hebben met de vele uitzendkrachten en de RvE die het personeel kwamen ondersteunen, in combinatie met een snellere stijging van het aantal besmettingen dan verwacht, werd één ding duidelijk: “Wij waren niet in staat om zo snel en professioneel in te spelen op de nieuwe situatie met de juiste bemensing, processen, infrastructuur en planning zonder externe hulp. Dit is ook het moment dat Vlirdens ons te hulp is geschoten; zij hebben de expertise op capaciteitsplanning en wij hebben kennis van de organisatie. Dit zorgt voor een mooi samenspel. Het voordeel van Dennis Christmas als bedrijfskundige is dat hij relatief eenvoudig leiding kon geven aan de vorming en opschaling van de RvE en snel besefte dat expertise nodig was om de organisatie zo robuust in te richten.”

De hulp van Vlirdens op het gebied van capaciteitsplanning binnen de GGD geeft lucht in een tijd dat het aantal medewerkers van GGD Hollands Midden van 1.000 naar 1.500 is gestegen, en waarbij de focus van veel van die medewerkers compleet is veranderd, om nog maar te zwijgen over andere GGD’en die zelfs een verdubbeling van het personeel hebben gehad de afgelopen maanden.

Een blik op de toekomst

De Gouw hoopt dat de nieuwe organisatie-inrichting ook na corona haar sporen nalaat. “Uiteraard hebben we nu te maken met een uitzonderlijke situatie, waarbij het logisch is dat externe kennis onmisbaar is gebleken. Dus hoewel deze vorm van werken in de toekomst niet de kern zal zijn, is het wel belangrijk dat we de kennis hebben om in een nieuwe situatie deze snelle opbouw te realiseren. Kennis die we nu met de hulp van Vlirdens opdoen.”